852.12

# Ordinanza sui sistemi d’informazione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri

del 18 giugno 2021 (Stato 1° aprile 2026)

Il Consiglio federale svizzero,

visti l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 2000[^1]sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri;<br />visto l’articolo57*h* ^ter^della legge del 21 marzo 1997[^2]sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione,[^3]

ordina:

## **Sezione 1:** Disposizioni generali {#sec_1}
##### **Art. 1** Oggetto {#sec_1/art_1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--1}
La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo dei sistemi d’informazione EDAssist+ e Travel Admin della Direzione consolare (DC) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

##### **Art. 2** Responsabilità {#sec_1/art_2 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--2}
La DC è responsabile dei sistemi d’informazione.

## **Sezione 2:** EDAssist+ {#sec_2}
##### **Art. 3** Scopo {#sec_2/art_3 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--3}
EDAssist+ serve per:
a. trattare le richieste della popolazione;
b. trattare i casi di protezione consolare secondo gli articoli 39–49 della legge del 26 settembre 2014[^4]sugli Svizzeri all’estero (LSEst);
c. fornire altri servizi consolari secondo gli articoli 50–52 LSEst;
d. trattare avvisi di ricerca di persone scomparse;
e. avviare misure in caso di crisi o di catastrofe;
f. trattare le richieste di aiuto sociale secondo gli articoli 22–37 LSEst;
g. gestire gli atti relativi ai casi;
h. elaborare statistiche.

##### **Art. 4** Struttura {#sec_2/art_4 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--4}
EDAssist+ è composto da quattro moduli:
a. hotline;
b. helpline;
c. protezione consolare;
d. aiuto sociale agli Svizzeri all’estero.

##### **Art. 5** Contenuto del modulo hotline {#sec_2/art_5 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--5}
Il modulo hotline contiene dati sulle seguenti persone:
a. persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri che risultano scomparse;
b. persone che hanno formulato un avviso di ricerca.

##### **Art. 6** Contenuto del modulo helpline {#sec_2/art_6 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--6}
Il modulo helpline contiene dati sulle persone che presentano una richiesta al DFAE.

##### **Art. 7** Contenuto del modulo protezione consolare {#sec_2/art_7 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--7}
Il modulo protezione consolare contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri assistite nell’ambito della protezione consolare.

##### **Art. 8** Contenuto del modulo aiuto sociale {#sec_2/art_8 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--8}
Il modulo aiuto sociale contiene dati sulle seguenti persone, nella misura in cui sono necessari per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale:
a. richiedente;
b. coniuge o partner registrato del richiedente;
c. concubino del richiedente;
d. figli delle persone di cui alle lettere a–c;
e. genitori del richiedente;
f. persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente;
g. persone di riferimento del richiedente.

##### **Art. 9** Dati trattati e provenienza dei dati {#sec_2/art_9 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--9}
1. I dati da trattare sono elencati nell’allegato 1.
2. I dati sono registrati:
a. dalla DC;
b. dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero;
c.[^5] .
3. I dati relativi alle persone registrate nei sistemi d’informazione E-VERA o Travel Admin sono ripresi da questi sistemi con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia. L’allegato 2 elenca quali dati possono essere ripresi.

##### **Art. 10** Diritti di trattamento {#sec_2/art_10 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--10}
1. La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+ nel quadro dei loro diritti di accesso.
2. .[^6]
3. L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.
4. Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

##### **Art. 11** Comunicazione di dati {#sec_2/art_11 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--11}
La DC e le rappresentanze possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate nei moduli hotline, helpline e protezione consolare e coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.

##### **Art. 12** Documenti {#sec_2/art_12 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--12}
In EDAssist+ è possibile memorizzare tutti i documenti relativi alle persone registrate nel sistema d’informazione e agli affari registrati elettronicamente.

##### **Art. 13** Distruzione di set di dati {#sec_2/art_13 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--13}
1. I dati del modulo aiuto sociale vengono distrutti dopo dieci anni dall’ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dall’apertura del dossier.
2. I dati dei moduli hotline, helpline e protezione consolare con lo status «disattivato», «concluso» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi cinque anni dopo l’ultimo accesso.
3. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

## **Sezione 3:** Travel Admin {#sec_3}
##### **Art. 14** Scopo {#sec_3/art_14 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--14}
Travel Admin serve al DFAE per localizzare e contattare, in situazioni di emergenza, di crisi o di catastrofe, le persone che si trovano all’estero o viaggiano all’estero.

##### **Art. 15** Struttura {#sec_3/art_15 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--15}
Travel Admin consiste in una banca dati, un accesso online tramite il sito web e un’applicazione per dispositivi mobili.

##### **Art. 16** Contenuto {#sec_3/art_16 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--16}
Travel Admin contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri che si trovano all’estero o viaggiano all’estero e che si sono registrate.

##### **Art. 17** Dati trattati e provenienza dei dati {#sec_3/art_17 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--17}
1. I dati da trattare sono elencati nell’allegato 3.
2. I dati sono registrati dai viaggiatori e dalle rappresentanze.

##### **Art. 18** Diritti di trattamento {#sec_3/art_18 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--18}
1. La DCe le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in Travel Admin nel quadro dei loro diritti di accesso.[^7]
2. I viaggiatori dispongono dei diritti di trattamento completi dei loro dati.
3. L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.
4. Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

##### **Art. 19** Comunicazione di dati {#sec_3/art_19 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--19}
1. La DC e le rappresentanze possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.[^8]
2. In caso di necessità i dati di cui all’allegato 2 vengono trasmessi a EDAssist+ con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia.

##### **Art. 20** Distruzione di set di dati {#sec_3/art_20 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--20}
1. I dati relativi ai viaggi vengono distrutti 90 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata.
2. Gli altri dati vengono distrutti due anni dopo l’ultimo accesso.
3. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

## **Sezione 4:** Gestione e diritti di accesso {#sec_4}
##### **Art. 21** Gestione tecnica e amministrazione del sistema {#sec_4/art_21 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--21}
1. L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica dei sistemi d’informazione.
2. L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce i sistemi d’informazione, le banche dati e le applicazioni.
3. Il responsabile delle applicazioni di un sistema d’informazione fa parte della DC. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

##### **Art. 22** Conferimento dei diritti di accesso {#sec_4/art_22 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--22}
1. I responsabili delle applicazioni conferiscono agli utenti i diritti di accesso individuali.
2. Verificano ogni anno se le condizioni per il conferimento dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

## **Sezione 5:** Sicurezza dei dati {#sec_5}
##### **Art. 23** Obblighi di diligenza {#sec_5/art_23 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--23}
1. La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni.
2. Si assicura che i dati siano esatti, completi e aggiornati; sono esclusi i dati registrati in Travel Admin che possono essere modificati dai viaggiatori stessi.

##### **Art. 24** Regolamento sul trattamento dei dati {#sec_5/art_24 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--24}
La DC emana un regolamento per ciascuno dei due sistemi d’informazione. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

##### **Art. 25** Verbale {#sec_5/art_25 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--25}
1. Gli accessi ai sistemi d’informazione e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
2. I verbali sono conservati per per un anno, separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.[^9]

## **Sezione 6:** Disposizioni finali {#sec_6}
##### **Art. 26** Abrogazione di altri atti normativi {#sec_6/art_26 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--26}
Sono abrogati:
1. l’ordinanza SAS-DFAE del 5 novembre 2014[^10];
2. l’ordinanza del 9 dicembre 2011[^11]sul sistema d’informazione EDAssist+.

##### **Art. 27** Entrata in vigore {#sec_6/art_27 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--27}
La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2021.

##### **Allegato 1** {#annex_1}
(art. 9 cpv. 1)
### Dati personali trattati in EDAssist+ {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--annex-1}
#### **1.** Hotline {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--annex-1/lvl_1}
##### **1.1** Dati su persone scomparse {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--annex-1/lvl_1/lvl_1_1}
1.1.1 Cognomi
1.1.2 Nomi
1.1.3 Numero AVS
1.1.4 Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute
1.1.5 Lingue
1.1.6 Sesso
1.1.7 Data di nascita
1.1.8 Nazionalità
1.1.9 Luoghi d’origine
1.1.10 Assicurazioni
1.1.11 Indirizzi
1.1.12 Numeri di telefono
1.1.13 E-mail
1.1.14 Dati sull’ultimo luogo di soggiorno
1.1.15 Evento

##### **1.2** Dati su persone che hanno formulato un avviso di ricerca {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--annex-1/lvl_1/lvl_1_2}
1.2.1 Cognomi
1.2.2 Nomi
1.2.3 Lingue
1.2.4 Sesso
1.2.5 Rapporto con la persona scomparsa
1.2.6 Data di nascita
1.2.7 Nazionalità
1.2.8 Luoghi d’origine
1.2.9 Assicurazioni
1.2.10 Indirizzi
1.2.11 Numeri di telefono
1.2.12 E-mail
1.2.13 Data dell’ultimo contatto

#### **2.** Helpline {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--annex-1/lvl_2}
2.1 Cognomi
2.2 Nomi
2.3 Lingue
2.4 Sesso
2.5 Indirizzi
2.6 Numeri di telefono
2.7 E-mail
2.8 Richieste

#### **3.** Protezione consolare {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--annex-1/lvl_3}
3.1 Cognomi
3.2 Nomi
3.3 Lingue
3.4 Sesso
3.5 Data di nascita
3.6 Nazionalità
3.7 Luoghi d’origine
3.8 Stato civile
3.9 Numero AVS
3.10 Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute
3.11 Data della morte
3.12 Dati sul dossier: titolo, numero di riferimento, evento, tipo, Paese, competenza (rappresentanza e collaboratore specializzato)
3.13 Indirizzi
3.14 Numeri di telefono
3.15 Numeri di fax
3.16 E-mail

#### **4.** Aiuto sociale {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--annex-1/lvl_4}
| | Richiedente | Figli del richiedente | Coniuge o partner registrato | Figli del coniuge o del partner registrato | Genitori | Concubino | Figli del concubino | Persone che vivono nella stessa economia domestica | Persone di riferimento |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Cognomi | x | x | x | x | x | x | x | x | x |
| Nomi | x | x | x | x | x | x | x | x | x |
| Sesso | x | | | | | | | | |
| Data di nascita | x | x | x | x | | x | x | x | |
| Luogo di nascita | x | x | x | x | | x | x | x | |
| Luogo d’origine | x | x | x | x | | | x | | |
| Cantone d’origine | x | x | x | x | | | x | | |
| Nazionalità e modalità di acquisizione | x | x | x | x | | x | x | x | |
| Stato civile | x | x | x | x | | x | x | | |
| Lingua di corrispondenza | x | | x | | | | | | |
| Lingua materna | x | | x | | | | | | |
| Professione | x | | x | | | x | | | |
| Formazione | x | | x | | | x | | | |
| Indirizzi | x | x | x | x | x | x | x | x | x |
| Domicilio | x | x | x | x | | x | x | x | x |
| Numero di telefono/fax | x | x | x | x | x | x | x | x | x |
| E-mail | x | x | x | x | x | x | x | x | x |
| Luogo di soggiorno | x | x | x | x | | x | x | | |
| Durata del soggiorno | x | x | x | x | | x | | | |
| Dati sulle prestazioni di aiuto sociale | x | x | x | x | | x | x | | |
| Certificato medico | x | x | x | x | | x | | | |
| Cure mediche | x | x | x | x | | x | | | |
| Beneficiario di una rendita AI | x | x | x | x | | x | | | |
| Assicurazione | x | x | x | x | | x | | | |
| Dati sulla capacità di guadagno | x | x | x | x | | x | | | |
| Dati sull’alloggio | x | x | x | x | | x | | | |
| Reddito | x | x | x | x | x | x | x | | |
| Patrimonio | x | x | x | x | x | x | x | | |
| Debiti | x | x | x | x | x | x | x | | |
| Tipo di relazione con le persone di riferimento | | | | | | | | | x |
##### **Allegato 2** {#annex_2}
(art. 9 cpv. 3)
### Elenco dati interfacce {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--annex-2}
| Sistema d’informazione | Dati personali |
| --- | --- |
| E-VERA | a. Cognomi b. Nomi c. Indirizzo, mezzi di comunicazione: dati di contatto d. Data di nascita e. Sesso f. Lingue g. Luoghi d’origine h. Nazionalità i. Numero AVS j. Numero personale |
| Travel Admin | a. Cognomi b. Nomi c. Data di nascita d. Dati di contatto e. Numeri di telefono f. Nazionalità |
##### **Allegato 3** {#annex_3}
(art. 17 cpv. 1)
### Dati personali trattati in Travel Admin {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--852.12--annex-3}
1. Cognomi
2. Nomi
3. Data di nascita
4. Domicilio e Paese
5. Numeri di telefono
6. E-mail
7. Sesso
8. Appellativo
9. Nazionalità
10. Dati sui compagni di viaggio: appellativo, cognomi, nomi, data di nascita, nazionalità, luogo di domicilio, Paese, e-mail, numeri di telefono
11. Indirizzo di emergenza: appellativo, cognomi, nomi, luogo di domicilio, Paese, e-mail, numeri di telefono
12. Dettagli relativi all’itinerario/destinazione: longitudine/latitudine, città, indirizzo, codice Paese, codice regionale
13. Informazioni aggiuntive sulla destinazione
14. Informazioni sulla durata del viaggio/del soggiorno
15. Campi di gestione (non visibili ai viaggiatori): stato del viaggio, ultimo contatto, informazioni per i soccorsi (aeroporto, numero di volo, numero di autobus ecc.)

[^1]: RS  **235.2**
[^2]: RS  **172.010**
[^3]: Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 124 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU  **2022**  568).
[^4]: RS  **195.1**
[^5]: Abrogata dalla cifra II n. 4 dell’O dell’11 feb. 2026, con effetto dal 1° apr. 2026  (RU  **2026**  93).
[^6]: Abrogato dalla cifra II n. 4 dell’O dell’11 feb. 2026, con effetto dal 1° apr. 2026  (RU  **2026**  93).
[^7]: Nuovo testo giusta la cifra II n. 4 dell’O dell’11 feb. 2026, in vigore dal 1° apr. 2026  (RU  **2026**  93).
[^8]: Nuovo testo giusta la cifra II n. 4 dell’O dell’11 feb. 2026, in vigore dal 1° apr. 2026  (RU  **2026**  93).
[^9]: Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 124 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU  **2022**  568).
[^10]: [RU  **2014**  3895; **2021**  132all. n. 33]
[^11]: [RU  **2012**  337; **2016**  2933art. 17 n. 1; **2021**  132all. n. 13]