956.126

# Ordinanza della FINMA sulla protezione dei dati personali del suo personale

(Ordinanza FINMA sui dati del personale)

del 25 agosto 2021 (Stato 1° ottobre 2021)

Il Consiglio di amministrazione dell’Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari (FINMA),

visto l’articolo 13*a* capoverso 3 della legge del 22 giugno 2007[^1]sulla vigilanza dei mercati finanziari,

ordina:

## **Sezione 1:** Disposizioni generali {#sec_1}
##### **Art. 1** Oggetto e campo d’applicazione {#sec_1/art_1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--1}
La presente ordinanza disciplina il trattamento da parte della FINMA dei dati personali dei candidati, degli impiegati e degli ex impiegati, nonché delle persone in formazione (dati del personale).

##### **Art. 2** Competenze {#sec_1/art_2 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--2}
1. La sezione Risorse umane è responsabile dei dati del personale e del loro trattamento.
2. La sezione Tecnologie dell’informazione e della comunicazione garantisce la gestione tecnica dei sistemi d’informazione.
3. La direzione della FINMA disciplina in un regolamento per il trattamento dei dati:
a. le misure organizzative e tecniche per la garanzia della sicurezza dei dati;
b. il controllo del trattamento dei dati; e
c. i diritti di accesso e di consultazione delle singole categorie di collaboratori della FINMA.

##### **Art. 3** Sicurezza dei dati {#sec_1/art_3 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--3}
1. I dati del personale su supporto cartaceo sono conservati sotto chiave.
2. I collaboratori della FINMA competenti per il trattamento dei dati adottano nel proprio ambito misure organizzative e tecniche adeguate per garantire la sicurezza dei dati del personale.

##### **Art. 4** Diritto d’accesso, di rettifica e di cancellazione {#sec_1/art_4 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--4}
Le persone interessate possono far valere il proprio diritto d’accesso alle informazioni, di rettifica e di cancellazione dei dati presso la sezione Risorse umane.

##### **Art. 5** Pubblicazione e comunicazione a terzi {#sec_1/art_5 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--5}
1. La sezione Risorse umane informa i collaboratori prima che i loro dati relativi all’attività professionale vengano pubblicati in Intranet, in un organo di pubblicazione interno o su un albo. I dati personali degni di particolare protezione non vengono pubblicati.
2. L’informazione indica la forma della pubblicazione prevista e menziona che gli impiegati che si oppongono alla pubblicazione possono segnalarlo per scritto in qualsiasi momento.
3. I dati del personale possono essere comunicati a terzi, in particolare ai nuovi datori di lavoro, soltanto previo consenso scritto della persona interessata oppure se sussiste una base legale.

## **Sezione 2:** Dossier di candidatura {#sec_2}
##### **Art. 6** Candidatura {#sec_2/art_6 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--6}
I candidati presentano la loro candidatura in forma elettronica.

##### **Art. 7** Contenuto {#sec_2/art_7 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--7}
Il dossier di candidatura può contenere i dati elencati nell’allegato 1.

##### **Art. 8** Trattamento dei dati {#sec_2/art_8 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--8}
1. La sezione Risorse umane e le persone responsabili della selezione dei candidati elaborano i dati dei dossier di candidatura, per quanto sia necessario allo svolgimento della procedura di candidatura.
2. Al termine della procedura di candidatura, i dati dei candidati assunti sono trasferiti nel dossier personale e nel sistema d’informazione per la gestione dei dati del personale.
3. I dati dei candidati non assunti dalla FINMA sono distrutti entro tre mesi dal termine della procedura di candidatura. La durata di conservazione può essere prorogata se i dati sono necessari per il trattamento di un ricorso secondo l’articolo 13 capoverso 2 della legge federale del 24 marzo 1995[^2]sulla parità dei sessi. Sono fatti salvi accordi particolari con i candidati.

##### **Art. 9** Test della personalità e dell’integrità {#sec_2/art_9 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--9}
1. Il consenso esplicito dei candidati è necessario per i seguenti accertamenti:
a. l’esecuzione di test della personalità e dell’integrità;
b. la richiesta di referenze.
2. Prima dell’esecuzione dei test della personalità e dell’integrità i candidati devono essere informati su:
a. lo scopo dei test;
b. l’utilizzazione dei risultati dei test;
c. la cerchia di persone che viene informata su questi risultati.
3. I test dell’integrità vengono svolti solo se ciò è necessario per tutelare gli interessi della FINMA.

## **Sezione 3:** Sistema d’informazione per il reclutamento di collaboratori {#sec_3}
##### **Art. 10** Scopo {#sec_3/art_10 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--10}
Il sistema d’informazione per il reclutamento di collaboratori (sistema di reclutamento elettronico) serve a mettere a concorso i posti di lavoro e a svolgere in via elettronica la procedura di candidatura.

##### **Art. 11** Contenuto {#sec_3/art_11 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--11}
Il sistema di reclutamento elettronico contiene i posti da mettere a concorso, con le informazioni necessarie, e i dati dei dossier di candidatura di cui all’allegato 1.

##### **Art. 12** Diritti d’accesso {#sec_3/art_12 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--12}
La sezione Risorse umane accorda per ogni singolo caso i diritti d’accesso alle persone responsabili della selezione dei candidati.

## **Sezione 4:** Dossier personale {#sec_4}
##### **Art. 13** Contenuto {#sec_4/art_13 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--13}
Il dossier personale può contenere i dati elencati nell’allegato 2.

##### **Art. 14** Trattamento dei dati {#sec_4/art_14 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--14}
1. La sezione Risorse umane e i superiori elaborano i dati del dossier personale, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti.
2. Le sezioni Revisione interna e Diritto e compliance elaborano i dati in relazione a casi specifici, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti. La sezione Risorse umane accorda nel singolo caso l’accesso ai dati.

##### **Art. 15** Conservazione e distruzione {#sec_4/art_15 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--15}
1. I dati del dossier personale sono conservati per un periodo di dieci anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro e poi distrutti.
2. I risultati dei test della personalità e dell’integrità e delle valutazioni delle potenzialità sono conservati per cinque anni dopo il rilevamento dei dati e poi distrutti.
3. Le valutazioni delle prestazioni e le decisioni basate su una valutazione, come pure i dati sulla salute, sulle misure sociali, amministrative, di diritto delle esecuzioni e di diritto penale sono conservati per un periodo di cinque anni al massimo dopo la cessazione del rapporto di lavoro e poi distrutti.
4. I dati di cui al capoverso 3 possono essere conservati eccezionalmente più a lungo se una controversia concernente pretese derivanti dal rapporto di lavoro lo giustifica. In un simile caso sono conservati al più tardi fino alla conclusione della procedura e poi distrutti.

## **Sezione 5:** Sistema d’informazione per i dossier personali {#sec_5}
##### **Art. 16** Scopo {#sec_5/art_16 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--16}
Il sistema d’informazione per i dossier personali (sistema d’informazione dossier personale elettronico) serve ad amministrare, gestire e archiviare elettronicamente i dati del personale.

##### **Art. 17** Interfacce {#sec_5/art_17 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--17}
I dati del personale possono essere trasferiti automaticamente tramite interfacce dai sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale nel sistema d’informazione dossier personale elettronico.

##### **Art. 18** Diritti d’accesso {#sec_5/art_18 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--18}
Hanno accesso:
a. la sezione Risorse umane: a tutti i dossier personali;
b. i collaboratori: al proprio dossier personale;
c. i superiori: ai dati dei dossier personali dei loro collaboratori, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti.

## **Sezione 6:** Sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale {#sec_6}
##### **Art. 19** Scopo {#sec_6/art_19 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--19}
I sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale servono ad amministrare e gestire i dati del personale nei seguenti ambiti:
a. reclutamento del personale;
b. impiego e fidelizzazione del personale;
c. sviluppo del personale e dell’organizzazione;
d. pianificazione del personale;
e. controllo della gestione del personale;
f. amministrazione del personale e degli stipendi;
g. risoluzione del rapporto di lavoro.

##### **Art. 20** Contenuto {#sec_6/art_20 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--20}
I sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale possono contenere i dati elencati nell’allegato 3.

##### **Art. 21** Trattamento dei dati {#sec_6/art_21 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--21}
Le sezioni Risorse umane, Finanze e Revisione interna come pure i superiori elaborano i dati ripresi dai sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti.

##### **Art. 22** Interfacce {#sec_6/art_22 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--22}
I dati del personale possono essere trasferiti automaticamente tramite interfacce all’interno dei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale nonché nel sistema d’informazione dossier personale elettronico.

##### **Art. 23** Diritti d’accesso {#sec_6/art_23 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--23}
1. Hanno accesso:
a. la sezione Risorse umane: a tutti i dati;
b. la sezione Finanze: ai dati nell’ambito del controllo della gestione del personale e della pianificazione del personale;
c. i collaboratori: ai propri dati riferiti agli orari di presenza, allo stipendio e alle spese, nonché ai propri dati concernenti le valutazioni delle prestazioni e lo sviluppo del personale;
d. i superiori: ai dati riferiti agli orari di presenza, allo stipendio e alle spese dei propri collaboratori e ai loro dati concernenti le valutazioni delle prestazioni e lo sviluppo del personale.
2. La sezione Risorse umane accorda nel singolo caso alla sezione Revisione interna un diritto d’accesso, limitato nel tempo, ai dati necessari per l’adempimento dei suoi compiti.

##### **Art. 24** Comunicazione dei dati {#sec_6/art_24 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--24}
I dati del personale possono essere trasmessi automaticamente tramite interfacce all’interno dei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale al fine di adempiere gli obblighi legali, in particolare:
a. all’Ufficio centrale di compensazione della Confederazione per la verifica, la determinazione e il conteggio dei diritti in materia di assicurazioni sociali derivanti dall’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti, dall’assicurazione per l’invalidità e dall’indennità di perdita di guadagno;
b. alla Cassa pensioni della Confederazione per la comunicazione, l’amministrazione e il conteggio dei contributi previdenziali;
c. all’Istituto nazionale svizzero di assicurazione contro gli infortuni per la comunicazione, l’amministrazione e il conteggio dei diritti derivanti da infortuni;
d. alle competenti autorità fiscali per l’adempimento degli obblighi di notifica a fini fiscali cui sono tenuti i datori di lavoro;
e. all’Ufficio federale di statistica per l’adempimento degli obblighi di fornire informazioni statistiche cui sono tenuti i datori di lavoro.

##### **Art. 25** Conservazione e distruzione {#sec_6/art_25 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--25}
I dati sono conservati nei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale per un periodo di dieci anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro e poi distrutti.

## **Sezione 7:** Entrata in vigore {#sec_7}
##### **Art. 26** {#sec_7/art_26 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--26}
La presente ordinanza entra in vigore il 1° ottobre 2021.

##### **Allegato 1** {#annex_1}
(art. 7)
### Dati del dossier di candidatura {#annex_1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-1}
Intestazione

Titolo

Nome

Cognome

Data di nascita

Cittadinanza

Via

NPA

Luogo

Paese

Indirizzo e-mail

Telefono

Lingua per la corrispondenza

Fotografia

Lettera di candidatura

Curriculum vitae

Attestati

Diplomi

Informazioni sul canale mediante il quale il candidato è venuto a conoscenza del posto vacante

Informazioni sul termine di disdetta presso l’ex datore di lavoro

Informazioni sulle aspettative di retribuzione

Informazioni concernenti procedimenti penali e procedure di esecuzione e di fallimento che potrebbero essere rilevanti ai fini dell’idoneità per il posto messo a concorso

Informazioni concernenti procedimenti o accertamenti della FINMA

Consenso ai test della personalità e dell’integrità

Risultati dei test della personalità e dell’integrità

Altri dati e documenti che il candidato mette a disposizione della FINMA
##### **Allegato 2** {#annex_2}
(art. 13)
### Dati del dossier personale {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2}
#### **1** Reclutamento del personale {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2/lvl_1}
1.1 Dati del dossier di candidatura di cui all’allegato 1
1.2 Contratto di lavoro e documentazione di assunzione
1.3 Documenti rilevanti ai fini della sicurezza

#### **2** Gestione del personale {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2/lvl_2}
2.1 Dati personali e dati relativi alla famiglia e ai congiunti
2.2 Copia del documento d’identità
2.3 Descrizioni dei posti/delle funzioni
2.4 Valutazioni delle prestazioni
2.5 Convenzioni sugli obiettivi
2.6 Certificati
2.7 Orario di lavoro
2.8 Impiego del personale
2.9 Atti disciplinari
2.10 Autorizzazioni
2.11 Cariche pubbliche e occupazioni accessorie

#### **3** Retribuzione del personale {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2/lvl_3}
3.1 Stipendio / assegni
3.2 Spese
3.3 Premi spontanei
3.4 Prestazioni accessorie allo stipendio / agevolazioni
3.5 Custodia di bambini complementare alla famiglia
3.6 Imposta alla fonte
3.7 Coordinate bancarie

#### **4** Assicurazioni sociali {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2/lvl_4}
4.1 Assicurazione vecchiaia e superstiti / assicurazione per l’invalidità / indennità di perdita di guadagno / assicurazione contro la disoccupazione
4.2 Istituto nazionale svizzero di assicurazione contro gli infortuni / assicurazione contro gli infortuni
4.3 Assegni familiari
4.4 Cassa pensioni della Confederazione PUBLICA
4.5 Assicurazione militare

#### **5** Salute e case management {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2/lvl_5}
5.1 Certificati medici
5.2 Svincolo dall’obbligo di serbare il segreto per medici e assicurazioni
5.3 Richieste / pareri del servizio medico
5.4 Durata delle assenze dovute a malattia e infortunio
5.5 Dati sulle misure sociali
5.6 Dati sulle misure amministrative, di diritto delle esecuzioni e di diritto penale

#### **6** Assicurazioni in generale {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2/lvl_6}
6.1 Documentazione su casi di responsabilità civile
6.2 Danni agli effetti personali

#### **7** Sviluppo del personale {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2/lvl_7}
7.1 Formazione e formazione continua
7.2 Misure di sviluppo
7.3 Qualifiche
7.4 Competenze sociali e professionali
7.5 Risultati dei test della personalità e delle valutazioni delle potenzialità
7.6 Sviluppo dei quadri
7.7 Formazione professionale di base

#### **8** Uscita {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2/lvl_8}
8.1 Disdetta da parte del datore di lavoro
8.2 Disdetta da parte del collaboratore
8.3 Pensionamento
8.4 Decesso
8.5 Formalità d’uscita

#### **9** Altri dati necessari per la gestione del rapporto di lavoro {#annex_2/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-2/lvl_9}
##### **Allegato 3** {#annex_3}
(art. 20)
### Dati nei sistemi d’informazione per la gestione dei dati del personale {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-3}
#### **1** Reclutamento del personale {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-3/lvl_1}
Dati che motivano il rapporto di lavoro

#### **2** Impiego e fidelizzazione del personale {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-3/lvl_2}
Dati per l’esecuzione del rapporto di lavoro

Indicazioni sulle prestazioni e sulle competenze

Valutazioni e rapporti concernenti il rapporto di lavoro

Atti procedurali e decisioni di autorità attinenti al lavoro

Dati sullo stato di salute con riferimento alla capacità al lavoro

Dati sulla gestione delle assenze e sul case management, incluse le annotazioni e i verbali

#### **3** Sviluppo del personale e dell’organizzazione {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-3/lvl_3}
Indicazioni sul potenziale, sulle qualifiche e sulla pianificazione dello sviluppo

Misure di sviluppo, comprese formazioni e formazioni continue

#### **4** Pianificazione del personale, gestione del personale, amministrazione del personale e degli stipendi {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-3/lvl_4}
Indicazioni sulla pianificazione e l’attribuzione organizzativa

Indicazioni sulla persona, la sua famiglia e i suoi congiunti

Indicazioni sullo stipendio, sulle imposte e sulla previdenza professionale

Dati sulla gestione del tempo, inclusi il tempo di lavoro e le assenze

Dati necessari per l’applicazione del diritto delle assicurazioni sociali

#### **5** Risoluzione del rapporto di lavoro {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-3/lvl_5}
Dati sulla cessazione del rapporto di lavoro

#### **6** Altri dati necessari per la gestione del rapporto di lavoro {#annex_3/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--956.126--annex-3/lvl_6}

[^1]: RS  **956.1**
[^2]: RS  **151.1**