Legge federale sul trattamento dei dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri

del 18 dicembre 2020 (Stato 1° gennaio 2022)

L’Assemblea federale della Confederazione Svizzera,

visti gli articoli 40 capoverso 2, 54 capoverso 1, 87 e 173 capoverso 2
della Costituzione federale¹;
visto il messaggio del Consiglio federale del 15 gennaio 2020²,

decreta:

Capitolo 1: Oggetto e campo d’applicazione

Art. 1

1. La presente legge disciplina il trattamento dei dati personali (dati) da parte del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).
2. Sono fatte salve le disposizioni speciali di altre leggi federali.

Capitolo 2: Campo d’applicazione personale

Sezione 1: Persone all’estero

Art. 2 Scopo e persone

1. Il DFAE tratta i dati concernenti gli Svizzeri all’estero e i loro congiunti necessari per adempiere i compiti che gli spettano in virtù della legge del 26 settembre 2014³sugli Svizzeri all’estero.
2. Tratta anche i dati concernenti i cittadini svizzeri che soggiornano all’estero e i loro congiunti, nonché i dati concernenti le persone e i loro congiunti per i quali la Svizzera assume funzioni di protezione, necessari per adempiere i compiti di cui al capoverso 1.

Art. 3 Dati

1. Il DFAE può trattare i seguenti dati degni di particolare protezione nell’ambito della protezione consolare e degli altri servizi consolari forniti dalla Svizzera:
   1. dati concernenti la salute;
   2. dati concernenti procedimenti o sanzioni amministrativi e penali;
   3. dati concernenti misure di aiuto sociale.
2. Il numero AVS di cui all’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 1946⁴sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS) serve allo scambio elettronico di dati tra i registri ufficiali di persone.⁵

Art. 4 Comunicazione dei dati

A titolo eccezionale, il DFAE può comunicare dati a terzi:

1. per permettere operazioni di ricerca, salvataggio ed evacuazione nell’interesse della persona interessata;
2. se la persona interessata non è più in grado di dare il suo consenso e le circostanze permettono di presumere tale consenso.

Sezione 2: Proprietari, armatori e marittimi di navi sotto bandiera svizzera

Art. 5 Scopo e persone

Il DFAE tratta i dati concernenti i proprietari, armatori e marittimi di navi sotto bandiera svizzera necessari per adempiere i compiti che gli spettano in virtù della legge federale del 23 settembre 1953⁶sulla navigazione marittima sotto bandiera svizzera.

Art. 6 Dati

Il DFAE può trattare i seguenti dati degni di particolare protezione:

1. dati concernenti l’appartenenza sindacale, purché la persona interessata vi abbia acconsentito, per agire quale mediatore tra il marittimo e l’armatore conformemente alla Convenzione del 23 febbraio 2006⁷sul lavoro marittimo;
2. dati concernenti la salute dei marittimi, per poter allestire i documenti necessari alla navigazione;
3. dati concernenti procedimenti o sanzioni amministrativi e penali nell’ambito delle multe pronunciate in virtù della legge federale del 23 settembre 1953⁸sulla navigazione marittima sotto bandiera svizzera;
4. dati concernenti misure di aiuto sociale a favore dei marittimi che navigano sotto bandiera svizzera o che erano in attività su una nave sotto bandiera svizzera.

Art. 7 Comunicazione dei dati

1. Se sono commessi un reato o un’infrazione a bordo di una nave sotto bandiera svizzera che naviga in alto mare, il DFAE comunica i dati necessari all’inchiesta alle autorità di perseguimento penale del Cantone di Basilea Città.
2. In caso di evento imprevisto che coinvolge una nave sotto bandiera svizzera, il DFAE comunica i dati necessari all’autorità competente conformemente alla legislazione concernente le inchieste sulla sicurezza in caso di eventi imprevisti nei trasporti.

Sezione 3: Impiegati del DFAE in servizio all’estero e loro congiunti

Art. 8 Scopo e persone

Oltre ai dati concernenti gli impiegati della Confederazione di cui alla legge del 24 marzo 2000⁹sul personale federale, il DFAE tratta i dati concernenti i propri impiegati in servizio all’estero o che si prevede di inviare in servizio all’estero, nonché i dati concernenti i loro congiunti, necessari per adempiere i suoi compiti quale datore di lavoro, segnatamente per:

1. valutare la possibilità di inviare in servizio all’estero un impiegato accompagnato dai suoi congiunti;
2. garantire la sicurezza delle persone interessate;
3. tutelare gli interessi della Confederazione.

Art. 9 Dati

1. Il DFAE può trattare i dati concernenti la salute dei suoi impiegati in servizio all’estero o che si prevede di inviare in servizio all’estero e dei loro congiunti.
2. Se circostanze particolari del luogo d’impiego lo rendono indispensabile, il DFAE può, nel caso specifico, trattare anche dati degni di particolare protezione concernenti:
   1. le opinioni e attività religiose;
   2. la sfera intima.

Art. 10 Comunicazione dei dati

I dati di cui all’articolo 9 capoverso 1 possono essere comunicati all’assicuratore malattie del DFAE per il pagamento delle spese mediche.

Sezione 4: Impiegati locali delle rappresentanze svizzere all’estero e loro congiunti

Art. 11 Scopo e persone

Il DFAE tratta i dati concernenti gli impiegati locali e i loro congiunti necessari per adempiere i suoi compiti quale datore di lavoro, segnatamente per:

1. determinare il fabbisogno di personale;
2. reclutare il personale al fine di garantire gli effettivi necessari;
3. gestire i salari e le altre remunerazioni, costituire i dossier del personale e gestire le comunicazioni alle assicurazioni sociali;
4. promuovere le misure di sviluppo e fidelizzazione degli impiegati;
5. mantenere e migliorare il livello di qualifica degli impiegati;
6. provvedere alla pianificazione, alla gestione strategica e al controllo mediante analisi di dati, confronti, rapporti e piani di misure;
7. garantire la sicurezza delle persone interessate;
8. tutelare gli interessi della Confederazione.

Art. 12 Dati

1. Il DFAE può trattare dati concernenti gli impiegati locali e i loro congiunti.
2. Può trattare i seguenti dati degni di particolare protezione:
   1. dati concernenti la salute in relazione alla capacità lavorativa degli impiegati locali;
   2. dati concernenti la salute connessi con i rimborsi dell’assicurazione malattie;
   3. dati concernenti le prestazioni, il potenziale e lo sviluppo personale e professionale degli impiegati locali;
   4. dati richiesti nell’ambito della collaborazione all’attuazione del diritto delle assicurazioni sociali;
   5. atti procedurali e decisioni delle autorità riguardanti il lavoro;
   6. dati concernenti procedimenti o sanzioni amministrativi e penali.

Art. 13 Trattamento dei dati

I dati possono essere trattati nei sistemi d’informazione che l’Ufficio federale del personale (UFPER) mette a disposizione dei datori di lavoro dell’Amministrazione federale.

Art. 14 Comunicazione dei dati

I dati di cui all’articolo 12 capoversi 1 e 2 lettera b possono essere comunicati al consulente assicurativo del DFAE se sono indispensabili, nel caso specifico, per chiarire l’assunzione dei costi.

Sezione 5: Rappresentanti consolari onorari e loro congiunti

Art. 15 Scopo e persone

Il DFAE tratta i dati concernenti i rappresentanti consolari onorari e i loro congiunti necessari per adempiere i compiti che gli spettano in virtù della legislazione sugli Svizzeri all’estero, segnatamente per:

1. determinare gli effettivi necessari;
2. reclutare i rappresentanti consolari onorari al fine di garantire gli effettivi necessari;
3. gestire le indennità e costituire i dossier personali;
4. garantire la sicurezza delle persone interessate;
5. tutelare gli interessi della Confederazione.

Art. 16 Dati

1. Il DFAE può trattare dati concernenti i rappresentanti consolari onorari e i loro congiunti.
2. Può trattare i seguenti dati degni di particolare protezione:
   1. dati concernenti la salute in relazione alla capacità di svolgere la funzione di rappresentante consolare onorario;
   2. atti procedurali e decisioni delle autorità riguardanti i rappresentanti consolari onorari;
   3. dati concernenti procedimenti o sanzioni amministrativi e penali.

Art. 17 Trattamento dei dati

I dati possono essere trattati nei sistemi d’informazione che l’UFPER mette a disposizione dei datori di lavoro dell’Amministrazione federale.

Sezione 6: Esperti impiegati per la promozione della pace, il rafforzamento dei diritti dell’uomo e l’aiuto umanitario e loro congiunti

Art. 18 Scopo e persone

Il DFAE tratta i dati concernenti gli esperti impiegati o che si prevede di impiegare per la promozione della pace, il rafforzamento dei diritti dell’uomo e l’aiuto umanitario, nonché i dati concernenti i loro congiunti, necessari per adempiere i suoi compiti quale reclutatore, segnatamente per:

1. determinare gli effettivi necessari;
2. reclutare esperti al fine di garantire gli effettivi necessari;
3. gestire i dossier degli esperti;
4. promuovere le misure di sviluppo e fidelizzazione degli esperti;
5. mantenere e migliorare il livello di qualifica degli esperti;
6. provvedere alla pianificazione, alla gestione strategica e al controllo mediante analisi di dati, confronti, rapporti e piani di misure;
7. valutare le possibilità di impiegare all’estero un esperto accompagnato dai suoi congiunti;
8. garantire la sicurezza delle persone interessate;
9. tutelare gli interessi della Confederazione.

Art. 19 Dati

1. Il DFAE può trattare dati concernenti gli esperti e i loro congiunti.
2. Può trattare i seguenti dati degni di particolare protezione:
   1. dati concernenti la salute in relazione alla capacità lavorativa degli esperti;
   2. dati concernenti le prestazioni, il potenziale e lo sviluppo personale e professionale degli esperti;
   3. atti procedurali e decisioni delle autorità che possono esercitare un’influenza sui futuri impieghi degli esperti.
3. Se circostanze particolari del luogo d’impiego lo rendono indispensabile, il DFAE può, nel caso specifico, trattare anche dati degni di particolare protezione concernenti:
   1. le opinioni e attività religiose;
   2. la sfera intima.

Art. 20 Comunicazione dei dati

Il DFAE può comunicare i dati necessari concernenti gli esperti, compresi dati degni di particolare protezione, a potenziali datori di lavoro, purché la persona interessata vi abbia acconsentito.

Sezione 7: Persone beneficiarie di privilegi, immunità e facilitazioni

Art. 21 Scopo e persone

Il DFAE tratta i dati concernenti le persone beneficiarie di cui all’articolo 2 capoverso 2 della legge del 22 giugno 2007¹⁰sullo Stato ospite (LSO) necessari per adempiere i compiti che gli spettano in virtù della LSO.

Art. 22 Dati

1. Il DFAE può trattare i seguenti dati degni di particolare protezione:
   1. dati concernenti procedimenti o sanzioni amministrativi e penali, per contribuire alla composizione delle controversie in cui sono coinvolte le persone beneficiarie;
   2. dati concernenti misure di aiuto sociale, per garantire l’applicazione della legislazione in materia di assicurazioni sociali e il rilascio e la gestione delle carte di legittimazione.
2. Il numero AVS di cui all’articolo 50c LAVS¹¹serve allo scambio elettronico di dati tra i registri ufficiali di persone.¹²

Art. 23 Comunicazione dei dati

1. Il DFAE può comunicare alle autorità federali, cantonali e comunali i dati necessari per adempiere i loro compiti o che possono contribuire alla composizione delle controversie in cui sono coinvolti persone di cui all’articolo 21 della presente legge o beneficiari istituzionali di cui all’articolo 2 capoverso 1 LSO¹³.
2. Il DFAE può comunicare ai beneficiari istituzionali dati concernenti le persone che impiegano e le persone che le accompagnano.

Sezione 8: Partecipanti a conferenze internazionali organizzate dalla Svizzera

Art. 24 Scopo e persone

Il DFAE tratta dati concernenti i partecipanti a conferenze organizzate dalla Svizzera allo scopo di garantire una presenza attiva della Svizzera nelle relazioni internazionali.

Art. 25 Dati

Per scopi organizzativi e logistici, il DFAE può trattare i seguenti dati degni di particolare protezione:

1. dati concernenti le opinioni o attività religiose;
2. dati concernenti la salute.

Art. 26 Diritti di trattamento

Le persone interessate possono accedere in linea ai propri dati, nonché consultarli e trattarli in linea.

Sezione 9: Persone operanti nel settore delle prestazioni di sicurezza private fornite all’estero

Art. 27 Scopo e persone

Il DFAE tratta i dati concernenti le persone operanti nel settore delle prestazioni di sicurezza private fornite all’estero necessari per adempiere i compiti che gli spettano in virtù della legge federale del 27 settembre 2013¹⁴sulle prestazioni di sicurezza private fornite all’estero.

Art. 28 Dati

Il DFAE può trattare i dati concernenti procedimenti o sanzioni amministrativi e penali di cui sono oggetto le persone operanti nel settore delle prestazioni di sicurezza private fornite all’estero.

Capitolo 3: Disposizioni finali

Art. 29 Disposizioni di esecuzione

1. Il Consiglio federale disciplina per ciascuna sezione:
   1. la gestione dei sistemi d’informazione;
   2. il catalogo dei dati non degni di particolare protezione;
   3. la responsabilità del trattamento dei dati, segnatamente della raccolta, dell’accesso, della conservazione e della distruzione;
   4. la comunicazione dei dati all’Ufficio federale di statistica.
2. Il Consiglio federale precisa inoltre i diritti di accesso in linea ai dati degni di particolare protezione di cui le direzioni del DFAE e le rappresentanze svizzere all’estero necessitano per adempiere i compiti che spettano loro in virtù della legge.

Art. 30 Abrogazione e modifica di altri atti normativi

L’abrogazione e la modifica di altri atti normativi sono disciplinate nell’allegato.

Art. 31 Referendum ed entrata in vigore

1. La presente legge sottostà a referendum facoltativo.
2. Il Consiglio federale ne determina l’entrata in vigore.

Data dell’entrata in vigore: 1° dicembre 2021¹⁵

(art. 30)

Abrogazione e modifica di altri atti normativi

I

La legge federale del 24 marzo 2000¹⁶sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri è abrogata.

II

Le leggi federali qui appresso sono modificate come segue:

…¹⁷

Footnotes

1. RS 101 ↩

2. FF 2020 1179 ↩

3. RS 195.1 ↩

4. RS 831.10 ↩

5. Nuovo testo giusta l’all. n. 6 della LF del 18 dic. 2020 (Utilizzazione sistematica del numero AVS da parte delle autorità), in vigore dal 1° gen. 2022 (RU 2021 758;FF 2019 6043). ↩

6. RS 747.30 ↩

7. RS 0.822.81 ↩

8. RS 747.30 ↩

9. RS 172.220.1 ↩

10. RS 192.12 ↩

11. RS 831.10 ↩

12. Nuovo testo giusta l’all. n. 6 della LF del 18 dic. 2020 (Utilizzazione sistematica del numero AVS da parte delle autorità), in vigore dal 1° gen. 2022 (RU 2021 758;FF 2019 6043). ↩

13. RS 192.12 ↩

14. RS 935.41 ↩

15. DCF del 28 ott. 2021. ↩

16. [RU 2000 1915; 2005 2881n. II cpv. 1 lett. a; 2006 4165all. n. 3; 2008 3437n. II 16; 2015 3857all. n. III 2; 2018 4017n. II] ↩

17. Le mod. possono essere consultate allaRU 2021 650. ↩