Ordinanza concernente il sistema d’informazione Plato

(Ordinanza Plato)

del 25 settembre 2020 (Stato 1° aprile 2026)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 29 della legge federale del 18 dicembre 2000¹sul trattamento dei dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri;
visto l’articolo 57h ^terdella legge del 21 marzo 1997²sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),³

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Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione Plato (Plato) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2 Scopo del sistema d’informazione

Plato serve al DFAE per adempiere i compiti che gli competono e che sono delegati alla Divisione Sicurezza umana (DSU) presso la Direzione politica e al Settore Aiuto umanitario e Corpo svizzero di aiuto umanitario (Settore AU/CSA) presso la Direzione dello sviluppo e della cooperazione (DSC) in applicazione della legge federale del 19 dicembre 2003⁴su misure di promozione civile della pace e di rafforzamento dei diritti dell’uomo e dell’ordinanza dell’11 maggio 1988⁵concernente il Corpo svizzero di aiuto umanitario. In particolare serve per:

1. gestire e amministrare i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace presso la DSU e il CSA;
2. reclutare esperti per il Pool di esperti;
3. pianificare e gestire gli impieghi;
4. preparare contratti di lavoro;
5. gestire i corsi di formazione e di formazione continua degli esperti;
6. mettere a disposizione il materiale d’impiego (logistica);
7. elaborare statistiche.

Art. 3 Responsabilità

La DSU e il Settore AU/CSA sono responsabili di Plato.

Art. 4 Struttura

Plato è costituito da un’interfaccia di applicazione e dalle seguenti banche dati separate le une dalle altre:

1. banca dati per i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace;
2. banca dati per i membri del CSA.

Sezione 2: Trattamento dei dati

Art. 5 Dati trattati

1. Plato contiene i dati delle persone di cui all’articolo 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri.
2. La tipologia di dati trattati è riportata nell’allegato.

Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento

1. I dati sono registrati dalla DSU, da Personale DFAE e dal Settore AU/CSA. Questi servizi dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che gestiscono.
2. Il Gruppo specialistico salvataggio CSA presso il Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) dispone del diritto di lettura per i dati sugli esperti del CSA che sono membri del Gruppo specialistico salvataggio CSA.
3. L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
4. Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

Art. 7 Comunicazione di dati

I dati relativi agli esperti in servizio possono essere trasmessi alla Direzione consolare per l’adempimento dei suoi compiti nell’ambito della gestione delle crisi e degli incidenti di sicurezza nonché della prevenzione delle crisi.

Art. 8 Distruzione di set di dati

1. I set di dati relativi a persone sono distrutti al più tardi dieci anni dopo il raggiungimento del 70° anno di età.
2. I dati relativi ai candidati respinti sono distrutti al più tardi tre mesi dopo la conclusione della procedura di candidatura.
3. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione della Confederazione in materia di archiviazione.

Art. 9 Archiviazione di documenti

In Plato è possibile salvare tutti i documenti concernenti le persone registrate nel sistema.

Sezione 3: Gestione e diritti di accesso

Art. 10 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

1. L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di Plato.
2. L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, le banche dati e le applicazioni.
3. Un responsabile dell’applicazione è membro della DSU e un altro del Settore AU/CSA. Sono gli intermediari tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

Art. 11 Conferimento del diritto di accesso

1. I responsabili dell’applicazione accordano agli utenti di Plato i diritti di accesso individuali.
2. Verificano ogni anno se le condizioni per ottenere i diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Sezione 4: Sicurezza dei dati

Art. 12 Obblighi di diligenza

1. La DSU e il Settore AU/CSA provvedono affinché i dati registrati in Plato siano trattati conformemente alle prescrizioni.
2. Si assicurano che i dati siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 13 Regolamento sul trattamento dei dati

La DSU e il Settore AU/CSA emanano un regolamento sul trattamento dei dati. Esso contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 14 Verbale

1. Gli accessi a Plato e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
2. I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.⁶

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 15

La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2020.

(art. 5 cpv. 2)

Dati personali registrati in Plato

I. Dati personali

1. Cognomi
2. Nomi
3. Data di nascita/età
4. Stato civile
5. Sesso
6. Luogo di nascita
7. Luogo di origine
8. Nazionalità con codice ISO
9. Indirizzi (via, NPA, luogo)
10. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)
11. Tipo di indirizzo
12. Numeri di telefono
13. Indirizzo e-mail
14. Appellativo
15. Titolo
16. Comunicazione
17. Tipo di comunicazione
18. Lingua di corrispondenza
19. Conoscenze linguistiche
20. Diplomi e certificati linguistici
21. Numero AVS ai sensi dell’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 1946⁷su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti
22. Numero personale
23. Indicazioni su documenti (data e luogo del deposito)
24. Professione e formazione
25. Attività attuale
26. Esperienza in campo umanitario
27. Grado militare
28. Grado di polizia
29. Stato (attivo/passivo) con data e cronologia
30. Stato presso il DDPS
31. Categoria AU/CSA
32. Impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)
33. Numero di impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)
34. di cui impieghi nella squadra di pronto intervento o nella Catena di salvataggio
35. Membro della squadra di pronto intervento e funzione
36. Priorità squadra di pronto intervento
37. Membro della Catena di salvataggio e funzione
38. Priorità Catena di salvataggio
39. Organo competente
40. Livello dirigenziale
41. Azienda
42. Esperienza per tipo di impiego
43. Disponibilità e limitazioni di impiego
44. Riserve nei confronti di un impiego
45. Motivazione delle riserve nei confronti di un impiego
46. Gruppo di lavoro specializzato e posizione
47. Funzione gruppo specializzato e posizione
48. Indicazioni su impieghi esterni (azienda, organizzazione, descrizione dell’attività, durata)
49. Esigenze di formazione continua
50. Indicazioni sui corsi (nome del corso, tipo di corso, luogo, tipo di partecipazione, stato di partecipazione)

II. Dati sul passaporto

1. Tipo di passaporto
2. Paese
3. Numero di passaporto
4. Periodo di validità
5. Luogo di emissione
6. Data di rilascio
7. Consegna
8. Restituzione
9. Deposito del passaporto

III. Dati sul reclutamento

1. Data dell’intervista
2. Candidatura completa
3. Giornata di reclutamento
4. Conferma di idoneità
5. Data estratto del casellario giudiziale
6. Controllo di sicurezza relativo alle persone (validità)
7. Conferma di ammissione
8. Licenza di condurre (categoria, data, osservazioni)

IV. Dati sull’azienda

1. Nome
2. Indirizzi (via, luogo, Paese)
3. Tipo di indirizzo
4. Comunicazione
5. Tipo di comunicazione

V. Dati della persona di riferimento

1. Cognomi
2. Nomi
3. Tipo di relazione
4. Priorità
5. Partecipazione alla missione in famiglia
6. Indirizzi (via, NPA, luogo)
7. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)
8. Tipo di indirizzo
9. Comunicazione
10. Tipo di comunicazione

VI. Dati sull’impiego e sul contratto

1. Impiego (denominazione, tipo, sottotipo, forma, durata, giorni, luogo, AU/CSA, organizzazione, funzione, gruppo specializzato, Paese, continente)
2. Contratto (tipo, durata, numero, base giuridica)
3. Impiego pianificato (tipo, stato)
4. Missione in famiglia
5. Classificazione
6. Responsabile del programma
7. Tasso di occupazione
8. Civilian Police (CIVPOL)
9. Livello controllo di sicurezza relativo alle persone
10. Organizzazione di invio e organizzazione destinataria
11. Supervisore
12. Stato selezione
13. Grado di polizia
14. Responsabilità sicurezza
15. Stato della candidatura
16. Materiale/bagaglio
17. Unità organizzativa/Divisione/Sezione
18. Attualmente in servizio presso AU/CSA
19. Indicazioni sul viaggio (data, ora)
20. Viaggio compreso
21. Congedo non retribuito (da/a, numero di giorni)
22. Giorni di vacanza (numero)
23. Subordinazione
24. Settore del personale
25. Dati sullo stipendio (classe di stipendio, importo, pagamenti, finanziamento, tipo di costi di viaggio di servizio ecc.)
26. Numero di voli per le vacanze
27. Giorni aggiuntivi
28. Risarcimenti e indennità

Footnotes

1. RS 235.2 ↩

2. RS 172.010 ↩

3. Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 34 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568). ↩

4. RS 193.9 ↩

5. RS 172.211.31 ↩

6. Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 34 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568). ↩

7. RS 831.10 ↩