(OSIP-UDSC)1
del 20 settembre 2013 (Stato 1° gennaio 2024)
Il Consiglio federale svizzero,
visti gli articoli 110 capoverso 3, 112 capoverso 5 e 130 della legge
del 18 marzo 20052sulle dogane;
visto l’articolo 107 della legge federale del 22 marzo 19743sul diritto penale
amministrativo (DPA);
visto l’articolo 111 dell’assistenza in materia penale del 20 marzo 19814,
ordina:
Sezione 1: Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina per il sistema d’informazione in materia penale dell’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (sistema d’infor-mazione):
- l’autorità responsabile e l’organizzazione;
- lo scopo e il contenuto;
- il trattamento dei dati;
- i servizi autorizzati ad accedere ai dati;
- la protezione e la sicurezza dei dati.
Art. 2 Autorità responsabile
- L’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (UDSC) è responsabile del sistema d’informazione.
- Su mandato dell’UDSC, l’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT) è responsabile dell’attuazione tecnica e dell’esercizio.
Art. 3 Regolamento per il trattamento
L’UDSC emana un regolamento per il trattamento ai sensi dell’articolo 6 dell’ordinanza del 31 agosto 2022^5^sulla protezione dei dati (OPDa).
Sezione 2: Scopo e contenuto del sistema d’informazione
Art. 4 Scopo del sistema d’informazione
Il sistema d’informazione fornisce un sostegno per i seguenti compiti nell’ambito di competenza dell’UDSC:
- accertamento e perseguimento di reati;
- concessione dell’assistenza giudiziaria e amministrativa nazionale e internazionale;
- esecuzione delle pene e delle misure nonché riscossione posticipata dei tributi;
- organizzazione mirata della vigilanza e dei controlli doganali;
- ricapitolazione, visualizzazione e analisi statistica delle informazioni in relazione con procedimenti penali e procedure di assistenza giudiziaria e amministrativa.
Art. 5 Contenuto del sistema d’informazione
Il sistema d’informazione contiene indicazioni su:
- persone fisiche (cognome, nome, indirizzo, domicilio, cittadinanza, cognome prima del matrimonio, pseudonimo, data di nascita, luogo di nascita, luogo d’origine, sesso, stato civile, professione, lingua, connotati, confessione, cognome e nome del padre e della madre, cognome e nome del coniuge, cognome e nome del partner registrato, numeri di telefono, cellulare e fax, indirizzi e-mail, riferimenti bancari, indirizzi Internet, documenti);
- persone giuridiche e associazioni di persone (nome, ditta, forma giuridica, indirizzo, sede, Stato, rappresentanti o organi, numeri di telefono, cellulare e fax, indirizzi e-mail, riferimenti bancari, indirizzi Internet, numero d’identificazione delle imprese);
- difensori (cognome, nome, indirizzo o recapito in Svizzera);
- sospetti, accuse o pene;
- reati (luogo, data e ora del reato, genere di reato, fattispecie penale applicabile, genere di regime, genere di traffico, genere di merce, mezzo di trasporto utilizzato e targhe di controllo, nascondigli, designazione e voce di tariffa della merce, Paese di provenienza, di spedizione, d’origine e di destinazione, luogo di destinazione);
- oggetti e mezzi di prova sequestrati;
- domande di assistenza amministrativa e giudiziaria (autorità richiedente, data, oggetto della domanda, genere di provvedimenti);
- svolgimento dei procedimenti penali (inchiesta preliminare e inchiesta, esecuzione) e delle procedure di assistenza giudiziaria e amministrativa;
- decisioni (data e genere di decisione, passaggio in giudicato);
- riscossione e versamento di tributi, addossamento e pagamento di spese, multe, pene pecuniarie e prestazioni di garanzia nonché inflizione ed esecuzione di pene detentive e da commutazione;
- collaboratori coinvolti;
- controlli degli affari, dei termini e delle scadenze;
- incarti (numero d’incarto, stato del trattamento, rinvio ad altri incarti).
Sezione 3: Trattamento dei dati
Art. 6 Principio
- I dati memorizzati nel sistema d’informazione possono essere consultati e trattati solo nell’ambito dello scopo (art. 4).
- Il sistema d’informazione è utilizzato esclusivamente dall’UDSC. Gli agenti di collegamento dell’Ufficio federale di polizia (fedpol) hanno accesso al sistema d’informazione quando adempiono all’estero compiti degli agenti di collegamento dell’UDSC e possono trattare i pertinenti dati, se necessario per l’adempimento dei compiti di cui all’articolo 4 lettere a e b.6
- Un collegamento con sistemi d’informazione al di fuori dell’UDSC non è ammesso.
Art. 7 Trattamento dei dati in un sistema di analisi esterno
- I dati del sistema d’informazione possono essere trasferiti e trattati in un sistema di analisi esterno per eseguire un mandato di analisi. Un simile mandato può essere svolto soltanto da specialisti appositamente autorizzati della divisione principale Antifrode doganale, del Comando del Corpo delle guardie di confine o della sezione Analisi dei rischi.7
- I trasferimenti di dati che vanno oltre il semplice obiettivo della visualizzazione richiedono il consenso del consulente per la protezione dei dati dell’UDSC.
- I dati trasferiti in un sistema di analisi esterno devono essere conservati e distrutti conformemente agli articoli 16 e 17.
- L’UDSC disciplina i dettagli nel regolamento sul trattamento dei dati.
Art. 8 Scambio di dati con altri sistemi d’informazione
Lo scambio automatico di dati con i sistemi d’informazione Finanze e contabilità di cui all’allegato A 2 dell’ordinanza del 4 aprile 20078sul trattamento dei dati nell’AFD è ammesso.
Art. 9 Statistica
Con i dati del sistema d’informazione è possibile allestire una statistica, segnatamente anche ai fini della pianificazione e dei controlli interni degli affari nonché dell’analisi delle attività di contrabbando. Se le statistiche sono pubblicate, i dati devono essere resi anonimi.
Sezione 4: Servizi autorizzati ad accedere ai dati
Art. 10 Uffici doganali
- Gli uffici doganali (uffici doganali del servizio civile, uffici di servizio del Corpo delle guardie di confine) possono trattare i dati di un incarto che hanno aperto essi stessi, finché ne sono competenti.
- Se la competenza per il trattamento dell’incarto è passata a un’istanza superiore, gli uffici doganali, ai fini dell’accertamento e del perseguimento di reati nell’ambito di competenza dell’UDSC (art. 4 lett. a), possono consultare i dati di cui all’articolo 5 lettere a, b, d–f, j e m sulla base dei dati personali (cognome, cognome e nome, cognome e data di nascita o cognome e nome e data di nascita), della targa di controllo o del numero d’incarto.
- Negli incarti che non hanno aperto essi stessi, gli uffici doganali, ai fini dell’accertamento e del perseguimento di reati nell’ambito di competenza dell’UDSC (art. 4 lett. a), possono consultare i dati di cui all’articolo 5 lettere a, b, d–f e m sulla base dei dati personali (cognome, cognome e nome, cognome e data di nascita o cognome e nome e data di nascita) o della targa di controllo.
- Gli uffici doganali possono consultare i dati:
- in caso di procedimenti penali con abbandono del procedimento o assoluzione: al massimo per due anni dalla conclusione del procedimento;
- in caso di procedimenti penali con condanna a una multa fino a 500 franchi: al massimo per due anni dalla conclusione del procedimento;
- in caso di procedimenti penali con condanna a una multa superiore a 500 franchi o a pena detentiva: al massimo per cinque anni dalla conclusione del procedimento.
Art. 11 Divisione principale Antifrode doganale
La divisione principale Antifrode doganale può consultare e trattare tutti i dati.
Art. 12 Servizi di supporto, controllo e manutenzione
- L’UDSC stabilisce un servizio di supporto e controllo per il sistema d’informazione.
- Il servizio di supporto e controllo nonché i servizi o le persone interni all’Amministrazione incaricati di verificare l’osservanza delle disposizioni sulla protezione dei dati possono trattare tutti i dati nel sistema d’informazione, se necessario per l’adempimento dei loro compiti di supporto o controllo.
- Le persone dell’UFIT incaricate dei lavori di manutenzione possono trattare i dati nel sistema d’informazione solo se:
- assolutamente necessario per l’adempimento dei loro compiti di manutenzione; e se
- la sicurezza dei dati è garantita.
Art. 13 Altri servizi dell’UDSC
- Gli altri servizi dell’UDSC possono consultare i dati di cui all’articolo 5 lettere a, b, d–g e m sulla base dei dati personali (cognome, cognome e nome, cognome e data di nascita o cognome e nome e data di nascita) o della targa di controllo, se necessario per l’adempimento dei loro compiti nel quadro dell’articolo 4 lettere a e b.
- Il capoverso 1 si applica anche agli agenti di collegamento di fedpol quando adempiono all’estero compiti degli agenti di collegamento dell’UDSC.9
Sezione 5: Protezione e sicurezza dei dati
Art. 14 Diritti delle persone interessate
- In caso di procedimenti penali non pendenti, i diritti delle persone interessate, in particolare i diritti d’informazione, di rettifica e di distruzione dei dati, sono retti dalle disposizioni della legge del 25 settembre 2020^10^sulla protezione dei dati e del DPA.11
- In caso di procedimenti penali pendenti, tali diritti sono retti dagli articoli 18d e 36 DPA.12
- In caso di domande di assistenza amministrativa, tali diritti sono retti dalle disposizioni della legge federale del 20 dicembre 196813sulla procedura amministrativa, mentre in caso di domande di assistenza giudiziaria dalle disposizioni dell’assistenza in materia penale del 20 marzo 1981.
Art. 15 Rettifica dei dati
- I dati inesatti e i dati che non corrispondono alle disposizioni della presente ordinanza devono essere rettificati o distrutti d’ufficio.
- Il servizio di supporto e controllo di cui all’articolo 12 verifica regolarmente l’esattezza dei dati.
Art. 16 Conservazione dei dati
- I dati sono conservati:
- in caso di procedimenti penali con abbandono del procedimento o assoluzione: per cinque anni dalla conclusione del procedimento;
- in caso di procedimenti penali con condanna a una multa fino a 500 franchi: per cinque anni dalla conclusione del procedimento;
- in caso di procedimenti penali con condanna a una multa superiore a 500 franchi o a pena detentiva: per dieci anni dalla conclusione del procedimento;
- in caso di procedimenti penali che terminano con un attestato di carenza di beni: per la durata di validità dell’attestato;
- in caso di procedure di assistenza amministrativa o giudiziaria: per cinque anni dalla trasmissione dei dati.
- Se alla conclusione del procedimento penale i tributi dovuti non sono ancora stati versati interamente, i termini di cui al capoverso 1 iniziano a decorrere solo quando la procedura di riscossione posticipata è conclusa.
- Per motivi particolari, segnatamente in caso di pericolo di recidiva, la divisione Cause penali dell’UDSC può prorogare il termine di conservazione per un periodo analogo.
Art. 17 Archiviazione e distruzione dei dati
- Il versamento all’Archivio federale di dati del sistema d’informazione è retto dalle disposizioni della legge del 26 giugno 199814sull’archiviazione.
- Dopo il versamento all’Archivio federale i dati vengono distrutti. I dati che non sono consegnati all’Archivio federale devono essere distrutti allo scadere del termine di conservazione.
- La consegna dei dati all’Archivio federale può avvenire in forma elettronica.
Art. 18 Sicurezza dei dati
- Per garantire la sicurezza dei dati sono applicabili gli articoli 1–4 e 6 OPDa15e le disposizioni dell’ordinanza dell’8 novembre 202316sulla sicurezza delle informazioni.17
- I dati, i programmi e la relativa documentazione devono essere protetti dal trattamento non autorizzato nonché dalla distruzione e dal furto. Essi devono poter essere ripristinati.
- La trasmissione dei dati deve avvenire in forma cifrata durante l’intero processo.
- L’accesso al sistema d’informazione da parte degli utenti deve essere controllato mediante un profilo individuale in modo che una persona possa utilizzare il sistema solo nell’ambito delle proprie competenze.
- Il trattamento dei dati deve essere registrato automaticamente.
Sezione 6: Disposizioni finali
Art. 19 Abrogazione di un altro atto normativo
L’ordinanza del 6 marzo 2000^18^sul sistema informatico dell’Amministrazione federale delle dogane in materia penale è abrogata.
Art. 20 Disposizioni transitorie
- Le raccolte di dati già esistenti, che sono servite all’UDSC per perseguire e giudicare casi penali, vengono trasferite nel nuovo sistema d’informazione dell’UDSC.
- Ai fini della sicurezza dei dati, le raccolte di dati esistenti possono essere conservate per cinque anni dal trasferimento. In seguito i dati devono essere distrutti.
- Dopo il trasferimento dei dati nel sistema d’informazione, la presente ordinanza si applica anche ai dati rilevati nel quadro delle vecchie disposizioni.
Art. 21 Entrata in vigore
La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2013.