Ordinanza concernente i sistemi d’informazione nella formazione professionale e nel settore universitario

(O-SIFPU)

del 15 settembre 2017(Stato 1° gennaio 2024)

Il Consiglio federale svizzero,

visti gli articoli 56b capoverso 3, 65 capoverso 1 e 68 capoverso 1 della legge del 13 dicembre 2002¹sulla formazione professionale (LFPr);
visto l’articolo 67 della legge federale del 30 settembre 2011²sulla promozione e sul coordinamento del settore universitario svizzero (LPSU);
visto l’articolo 10 della legge federale del 19 giugno 1987³sulle borse di studio a studenti e artisti stranieri in Svizzera,⁴

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Sezione 1: Oggetto

Art. 1

1. La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nei seguenti sistemi d’informazione della Segreteria di Stato per la formazione, la ricerca e l’innovazione (SEFRI):
   1. il sistema d’informazione di cui all’articolo 56b LFPr per i contributi versati secondo l’articolo 56a LFPr alle persone che hanno seguito i corsi di preparazione agli esami federali di professione e agli esami professionali federali superiori (corsi di preparazione);
   2. il sistema d’informazione per la lista dei corsi di preparazione di cui all’articolo 66g dell’ordinanza del 19 novembre 2003⁵sulla formazione professionale (OFPr) (lista dei corsi di preparazione);
   3. il sistema d’informazione per il riconoscimento dei diplomi e dei certificati esteri (applicazione Riconoscimento diplomi);
   4. il sistema d’informazione per l’elenco dei titoli protetti della formazione professionale di base e della formazione professionale superiore (elenco delle professioni) di cui all’articolo 38 capoverso 1 OFPr;
   5. ⁶ il sistema d’informazione per le borse di studio a ricercatori e artisti stranieri in Svizzera.
2. I sistemi d’informazione ai sensi del capoverso 1 lettere a–d sono sottosistemi del sistema centrale «BerufsbildungsCompetenz-Center (BeCC)».⁷

Sezione 2: Sistema d’informazione per i contributi alle persone che hanno seguito i corsi di preparazione

Art. 2 Scopo

La SEFRI gestisce un sistema d’informazione per:

1. controllare il versamento dei contributi di cui all’articolo 56a LFPr alle persone che hanno seguito i corsi di preparazione;
2. elaborare e valutare statistiche sul versamento dei contributi di cui alla lettera a.

Art. 3 Dati

Il sistema d’informazione tratta i dati seguenti: a. dati personali: 1. cognome, nome, 2. indirizzo, domicilio fiscale, indirizzo e-mail e numero di telefono, 3. data di nascita, sesso e luogo d’origine, 4. numero AVS, 5. titoli formativi, 6. numero di anni di esperienza professionale nel settore, 7. coordinate bancarie; b. dati sui corsi di preparazione: 1. corsi seguiti con indicazione del numero del corso, 2. operatore del corso; c. documenti relativi alla domanda: 1. decisione concernente il superamento o il mancato superamento dell’esame (art. 66b lett. d OFPr⁸), 2. ricevuta che attesta i costi computabili del corso pagati dal richiedente (art. 66b lett. c OFPr), 3. attestazione del domicilio fiscale in Svizzera (art. 66c lett. a OFPr), 4. in caso di domande di contributi parziali ai sensi dell’articolo 66d OFPr: – tassazione definitiva relativa all’imposta federale diretta del richiedente (art. 66d cpv. 1 lett. e OFPr) – impegno (art. 66d cpv. 1 lett. b OFPr); d. decisione sulla concessione dei contributi.

Art. 4 Trattamento dei dati

I dati del sistema d’informazione sono trattati:

1. dalle persone che hanno seguito i corsi di preparazione e che ricorrono al sistema di dichiarazione disponibile sulla piattaforma Internet della SEFRI per inserire i dati di cui all’articolo 3 lettere a, b e c;
2. dai collaboratori della SEFRI incaricati di svolgere i compiti d’esecuzione corrispondenti.

Art. 5 Trasmissione dei dati ad altri servizi

I dati del sistema d’informazione indicati qui di seguito possono essere trasmessi ai servizi seguenti:

1. all’Ufficio federale di statistica: data di nascita, sesso, numero AVS, domicilio fiscale, indirizzo e-mail, titoli formativi, numero di anni di esperienza professionale nel settore, corsi frequentati con indicazione del numero del corso, operatore del corso, costi computabili del corso, esame sostenuto, concessione dei contributi prima o dopo il sostenimento dell’esame, importo dei contributi concessi;
2. alle autorità fiscali cantonali: cognome, nome, indirizzo, data di nascita, numero AVS, domicilio fiscale e luogo d’origine delle persone che hanno seguito i corsi di preparazione e importo dei contributi concessi.

Art. 6 Conservazione

1. La decisione concernente il superamento o il mancato superamento dell’esame, la decisione sulla concessione dei contributi e il numero AVS sono conservati per 25 anni al fine di verificare il raggiungimento del tetto massimo dei costi computabili dei corsi di cui all’articolo 66f capoverso 2 OFPr⁹.
2. Gli altri dati vengono anonimizzati o cancellati dieci anni dopo il versamento dei contributi. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.

Sezione 3: Sistema d’informazione per la lista dei corsi di preparazione

Art. 7 Scopo

La SEFRI gestisce un sistema d’informazione per la lista dei corsi di preparazione di cui all’articolo 66g OFPr¹⁰.

Art. 8 Dati

Il sistema d’informazione tratta i dati seguenti degli operatori dei corsi di preparazione:

1. nome, indirizzo, persona di riferimento, indirizzo e-mail, sito Internet;
2. attestazione che l’operatore ha sede in Svizzera*;*
3. numero d’impresa (numero d’identificazione delle imprese IDI) o numero del registro di commercio;
4. corsi di preparazione offerti;
5. condizioni generali;
6. decisione relativa all’inserimento di un corso nella lista, alla cancellazione di un corso dalla lista o alla sospensione di un operatore.

Art. 9 Trattamento dei dati

I dati del sistema d’informazione sono trattati:

1. dagli operatori dei corsi, che ricorrono al sistema di dichiarazione disponibile sulla piattaforma Internet della SEFRI per inserire e aggiornare i dati di cui all’articolo 8 lettere a–d e per confermare ogni anno i corsi riproposti;
2. dai collaboratori della SEFRI incaricati di svolgere i compiti d’esecuzione corrispondenti.

Art. 10 Trasmissione dei dati ad altri servizi della Confederazione

Il nome, l’indirizzo e il numero d’impresa (numero d’identificazione delle imprese IDI) o il numero del registro di commercio degli operatori del corso e i dati relativi ai corsi di preparazione possono essere trasmessi all’Ufficio federale di statistica.

Art. 11 Conservazione

I dati sono conservati per 25 anni ai fini della garanzia della qualità dei corsi di preparazione agli esami federali tenuti in Svizzera e dell’analisi storica di detti corsi e vengono successivamente cancellati. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.

Sezione 4: Sistema d’informazione per l’applicazione Riconoscimento diplomi

Art. 12 Scopo

La SEFRI gestisce un sistema d’informazione per: a. trattare domande di riconoscimento o di attestazione del livello di diplomi o certificati esteri in virtù delle disposizioni seguenti: 1. allegato III dell’Accordo del 21 giugno 1999¹¹tra la Confederazione Svizzera, da una parte, e la Comunità europea ed i suoi Stati membri, dall’altra, sulla libera circolazione delle persone, 2. allegato K appendice 3 della Convenzione del 4 gennaio 1960¹²istitutiva dell’Associazione europea di libero scambio (AELS), 3. articolo 68 capoverso 1 LFPr nel settore della formazione professionale, 4.¹³ articolo 70 LPSU nel settore universitario; b. per elaborare e valutare statistiche sulle attività di cui alla lettera a.

Art. 13 Dati

Il sistema d’informazione tratta i dati seguenti: a. dati personali: 1. appellativo, cognome, nome, cognome alla nascita, 2. indirizzo, domicilio, indirizzo e-mail, numero di telefono, casella postale, 3. data di nascita, luogo d’origine, nazionalità, 4. madrelingua, conoscenze linguistiche, 5. percorso scolastico e professionale; b. documenti relativi alla domanda: 1. titoli/diplomi/qualificazioni e scuole/istituti di formazione, 2. copia del permesso di soggiorno, copia del passaporto, 3. dichiarazione relativa alle attività svolte rilasciata dai datori di lavoro precedenti; c. nome e indirizzo dei datori di lavoro precedenti; d. decisione di riconoscimento, decisione di riconoscimento con misure di compensazione, raccomandazione di riconoscimento, attestazione del livello.

Art. 14 Trattamento dei dati

I dati del sistema d’informazione sono trattati:

1. dai richiedenti, che ricorrono al sistema di dichiarazione disponibile sulla piattaforma Internet della SEFRI per inserire e aggiornare i dati di cui all’articolo 13;
2. dai collaboratori della SEFRI incaricati di svolgere i compiti d’esecuzione corrispondenti;
3. dai collaboratori della Conferenza svizzera dei rettori delle scuole universitarie che trattano le domande presentate dai titolari di un diploma universitario per l’esercizio di una professione non regolamentata;
4. ¹⁴ dai collaboratori della Conferenza svizzera dei direttori cantonali della pubblica educazione (CDPE) che trattano le domande di riconoscimento dei diplomi di tirocinio e dei diplomi in pedagogia speciale, logopedia e terapia psicomotoria.

Art. 15 Conservazione

1. La decisione positiva della SEFRI è conservata per 50 anni per consentire il rilascio di una copia al richiedente.
2. Gli altri dati relativi alla domanda vengono anonimizzati o cancellati 15 anni dopo la decisione. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.

Sezione 5: Sistema d’informazione per l’elenco delle professioni

Art. 16 Scopo

La SEFRI gestisce un sistema d’informazione per l’elenco delle professioni di cui all’articolo 38 capoverso 1 OFPr¹⁵.

Art. 17 Dati

Il sistema d’informazione tratta i dati seguenti:

1. titolo con indicazione del numero della professione;
2. dati sui partner della formazione professionale legati a un titolo:

1. nome,

2. indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo Internet.

Art. 18 Trattamento dei dati

I dati del sistema d’informazione sono trattati dai collaboratori della SEFRI incaricati di svolgere i compiti d’esecuzione corrispondenti.

Art. 19 Conservazione

I dati sono utilizzati per la gestione e l’analisi storica delle professioni in Svizzera e non vengono cancellati.

Sezione 5a: Sistema d’informazione per borse di studio a ricercatori e artisti stranieri in Svizzera

Art. 19a Scopo

La SEFRI gestisce un sistema d’informazione per:

1. registrare le domande d’assegnazione e di rinnovo delle borse di studio a ricercatori e artisti stranieri secondo la legge federale del 19 giugno 1987 sulle borse di studio a studenti e artisti stranieri in Svizzera, per esaminare e valutare queste domande e decidere al riguardo;
2. gestire le borse di studio;
3. elaborare e valutare statistiche sulle attività di cui alle lettere a e b.

Art. 19b Dati

1. Il sistema d’informazione tratta i dati:
   1. sul richiedente;
   2. sul professore responsabile dell’inquadramento nel Paese d’origine (persona di riferimento);
   3. sul professore responsabile dell’inquadramento in Svizzera;
   4. sul progetto di ricerca o sui campioni di lavoro;
   5. sulla valutazione della domanda progetto.
2. Sui richiedenti sono trattati i seguenti dati: a. dati personali: 1. nome, cognome, titolo accademico, fotografia, numero del passaporto, stato civile, numero di figli, datore di lavoro, 2. indirizzo, domicilio, indirizzo e-mail, numero di telefono, persona di contatto, cassa malati, 3. sesso, data di nascita, nazionalità, 4. lingua madre, conoscenze linguistiche, 5. curriculum scolastico e professionale, titoli formativi, soggiorni di ricerca, soggiorni all’estero, altri contributi formativi, 6. progetti futuri; b. documenti: 1. copie di attestati, certificati e diplomi, 2. lettera di motivazione, 3. lettera da parte della persona di riferimento: descrizione del richiedente in termini professionali e personali, descrizione del campo di ricerca e della sua rilevanza per la scuola universitaria interessata o del campione di lavoro e della sua rilevanza per la carriera dell’artista, 4. progetto di ricerca per le domande di borse per studi scientifici e campione di lavoro per le domande di borse per studio artistici, 5. – nel caso dei ricercatori: valutazione e commento da parte dell’esperto in merito alla qualità scientifica, all’originalità, alla metodologia e alla realizzabilità del progetto nonché idoneità dell’istituto accademico prescelto – nel caso degli artisti: valutazione e commento da parte dell’esperto in merito all’originalità, al potenziale e alla qualità dei campioni di lavoro, 6. commento da parte della rappresentanza diplomatica svizzera competente facente parte della rete esterna del DFAE.
3. Sul professore responsabile dell’inquadramento in Svizzera sono rilevati i seguenti dati personali:
   1. nome, cognome, titolo accademico, indirizzo e-mail;
   2. datore di lavoro, indirizzo.
4. Sulla persona di riferimento sono trattati i seguenti dati personali:
   1. nome, cognome, titolo accademico, indirizzo e-mail;
   2. datore di lavoro, indirizzo;
   3. rapporto con il richiedente.

Art. 19c Trattamento dei dati

I dati del sistema d’informazione sono trattati dai:

1. richiedenti mediante il sistema di notifica online sulla piattaforma Internet della SEFRI per registrare e aggiornare i dati relativi alla domanda secondo l’articolo 19b ;
2. collaboratori delle rappresentanze diplomatiche svizzere della rete esterna del DFAE incaricati di svolgere i compiti d’esecuzione corrispondenti;
3. collaboratori dell’Ufficio federale della cultura incaricati di svolgere i compiti d’esecuzione corrispondenti per esaminare tramite il sistema di valutazione online le domande di assegnazione e di rinnovo delle borse per studi artistici;
4. membri della Commissione federale delle borse per studenti stranieri incaricati di esaminare, valutare e selezionare le domande di borse di studio tramite il sistema di valutazione online;
5. collaboratori delle scuole universitarie svizzere incaricati di svolgere i compiti d’esecuzione corrispondenti;
6. collaboratori della SEFRI incaricati di svolgere i compiti d’esecuzione corrispondenti.

Art. 19d Trasmissione dei dati ad altri servizi

Per evadere le domande di permesso di soggiorno presentate dai borsisti possono essere trasmessi ai competenti uffici cantonali della migrazione i seguenti dati sui richiedenti:

1. nome, cognome, titolo accademico, numero del passaporto, stato civile, numero di figli;
2. indirizzo, domicilio, indirizzo e-mail;
3. sesso, data di nascita, nazionalità;
4. lingua madre.

Art. 19e Conservazione

1. La decisione positiva della SEFRI è conservata per 50 anni per consentire il rilascio di una copia al richiedente.
2. Gli altri dati vengono anonimizzati o cancellati 15 anni dopo la decisione. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.

Sezione 6: Disposizioni comuni

Art. 20 Diritti delle persone interessate

I diritti delle persone interessate, in particolare il diritto d’accesso e il diritto alla rettifica o alla distruzione dei dati, sono disciplinati dalla legge federale del 25 settembre 2020^¹⁶^sulla protezione dei dati e le sue disposizioni esecutive

Art. 21 Sicurezza dei dati

1. La sicurezza dei dati e la sicurezza delle informazioni sono disciplinate:¹⁷
   1. ¹⁸ dalla legge federale del 25 settembre 2020^¹⁹^sulla protezione dei dati e dalle sue disposizioni esecutive;
   2. ²⁰ dall’ordinanza dell’8 novembre 2023²¹sulla sicurezza delle informazioni.
2. La SEFRI stabilisce in un piano delle funzioni e degli accessi la propria organizzazione interna, le procedure di trattamento dei dati e di controllo e le misure di sicurezza.
3. Vigila affinché le disposizioni sulla sicurezza informatica del sistema siano integrate nelle convenzioni sulle prestazioni concluse con terzi.

Art. 22 Assegnazione dei diritti di accesso individuali

I diritti di accesso individuali sono assegnati in base al piano delle funzioni e degli accessi.

Sezione 7: Entrata in vigore

Art. 23

La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2018.

Footnotes

1. RS 412.10 ↩

2. RS 414.20 ↩

3. RS 416.2 ↩

4. Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 16 ott. 2019, in vigore dal 1° gen. 2020 (RU 2019 3225). ↩

5. RS 412.101 ↩

6. Introdotta n. I dell’O del 16 ott. 2019, in vigore dal 1° gen. 2020 (RU 2019 3225). ↩

7. Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 16 ott. 2019, in vigore dal 1° gen. 2020 (RU 2019 3225). ↩

8. RS 412.101 ↩

9. RS 412.101 ↩

10. RS 412.101 ↩

11. RS 0.142.112.681 ↩

12. RS 0.632.31 ↩

13. Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 16 ott. 2019, in vigore dal 1° gen. 2020 (RU 2019 3225). ↩

14. Introdotta n. I dell’O del 16 ott. 2019, in vigore dal 1° gen. 2020 (RU 2019 3225). ↩

15. RS 412.101 ↩

16. RS 235.1 ↩

17. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735). ↩

18. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 49 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568). ↩

19. RS 235.1 ↩

20. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735). ↩

21. RS 128.1 ↩