Ordinanza sul trattamento dei dati nel sistema automatizzato d’informazione del servizio civile

del 16 ottobre 2024 (Stato 1° gennaio 2025)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 80 capoverso 4 della legge del 6 ottobre 1995¹sul servizio civile (LSC);
visto l’articolo 33 della legge federale del 25 settembre 2020²sulla protezione dei dati,

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Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina il trattamento dei seguenti dati nel sistema automatizzato d’informazione del servizio civile:

1. dati personali concernenti le persone che presentano una domanda d’ammissione al servizio civile;
2. dati personali concernenti le persone che devono prestare servizio civile;
3. dati personali concernenti i gestori di aziende agricole;
4. dati concernenti gli istituti d’impiego.

Art. 2 Organo federale titolare del trattamento dei dati

1. L’Ufficio federale del servizio civile (CIVI) è titolare del trattamento dei dati nel sistema automatizzato d’informazione del servizio civile.
2. Può fare ricorso ad altri organi federali e a fornitori privati per lo sviluppo tecnico e per la gestione del sistema.

Art. 3 Struttura e contenuto

1. Il sistema automatizzato d’informazione del servizio civile è costituito dalle banche dati «Ziviconnect» e «Business Intelligence System» (BIS).
2. Le categorie di dati contenuti in Ziviconnect sono riportate nell’allegato.
3. Il BIS contiene:
   1. dati anonimizzati di Ziviconnect;
   2. dati anonimizzati concernenti gli indicatori relativi ai processi e alle attività utilizzati per monitorare le prestazioni nonché gestire e ottimizzare i processi operativi del CIVI.

Art. 4 Interfacce

I seguenti servizi e organi possono essere collegati in linea a Ziviconnect per gli scopi sottoelencati:

1. il servizio di gestione delle identità e degli accessi della Confederazione, per l’autenticazione degli utenti di Ziviconnect;
2. il Sistema di gestione del personale dell’esercito e della protezione civile, per l’elaborazione delle domande d’ammissione al servizio civile presentate da persone soggette all’obbligo di prestare servizio militare;
3. la banca dati «Unique Person Identification Database» dell’Ufficio centrale di compensazione, per la verifica dell’identità delle persone che hanno presentato una domanda d’ammissione al servizio civile;
4. il sistema d’informazione dell’assicurazione militare, per il trattamento di casi assicurati relativi a persone che devono prestare servizio civile;
5. il sistema di biglietteria delle Ferrovie federali svizzere, per l’acquisto di biglietti elettronici da parte del CIVI, delle persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e delle persone che prestano servizio civile;
6. il software standard SAP «S4/HANA» e il sistema di gestione dei dati di base dell’Amministrazione federale delle finanze:

1. per la fatturazione delle tasse di cui all’articolo 111b dell’ordinanza dell’11 settembre 1996³sul servizio civile (OSCi) e delle multe di cui all’articolo 68 LSC,

2. per la fatturazione dei tributi di cui all’articolo 46 LSC,

3. per la concessione di aiuti finanziari di cui all’articolo 47 LSC;

g.⁴ il sistema d’informazione dell’Ufficio centrale di compensazione tramite il quale le persone che prestano servizio possono esercitare il loro diritto alle indennità, per l’esecuzione dell’ordinamento delle indennità per perdita di guadagno.

Sezione 2: Principi del trattamento dei dati

Art. 5 Scopo del trattamento dei dati

I dati sono trattati per adempiere i seguenti compiti:

1. lo svolgimento della procedura d’ammissione;
2. lo svolgimento della procedura di riconoscimento degli istituti d’impiego;
3. il sostegno alle persone che devono prestare servizio civile nella ricerca di possibilità d’impiego e di corsi di formazione nonché nella stipula di convenzioni d’impiego con istituti d’impiego riconosciuti;
4. la preparazione, lo svolgimento, la gestione, il controllo e la valutazione degli impieghi;
5. lo svolgimento di ispezioni e di controlli di efficacia negli istituti d’impiego e la gestione dei contatti con gli istituti d’impiego;
6. la preparazione, lo svolgimento, il finanziamento, la gestione, il controllo e la valutazione delle giornate d’introduzione per le persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e dei corsi di formazione per le persone che devono prestare servizio civile;
7. l’esecuzione delle procedure disciplinari e le denunce penali;
8. l’individuazione del luogo di dimora delle persone che devono prestare servizio civile mediante segnalazione nel sistema di ricerca informatizzato di polizia e la revoca a ricerche avvenute;
9. il trattamento delle domande di risarcimento secondo gli articoli 52–61 LSC;
10. la consulenza e l’assistenza alle persone che devono prestare servizio civile (art. 26 LSC);
11. lo svolgimento di colloqui con gli istituti d’impiego (art. 62 LSC);
12. la riscossione dei tributi dagli istituti d’impiego e la concessione di aiuti finanziari ai medesimi;
13. la partecipazione alle procedure di ricorso davanti al Tribunale amministrativo federale;
14. la contabilità creditori e debitori;
15. l’allestimento di statistiche.

Art. 6 Comunicazione

1. Il CIVI fornisce un accesso a Ziviconnect ai seguenti organi e alle seguenti persone per gli scopi sottoelencati:
   1. agli organi federali, agli organi cantonali e ai privati coinvolti nell’adempimento dei compiti previsti dalla LSC, per accedere ai dati personali per gli scopi di cui all’articolo 5;
   2. agli organi federali e cantonali collegati a Ziviconnect di cui all’articolo 80 capoverso 2 LSC, per accedere a dati personali degni di particolare protezione di cui all’articolo 80 capoverso 1^bisLSC, nella misura in cui sia necessario per l’adempimento dei loro compiti ai sensi della LSC;
   3. alle persone che devono prestare servizio civile, per accedere ai dati di istituti d’impiego riconosciuti necessari per la ricerca di possibilità di impiego, per la stipula di una convenzione d’impiego e per la preparazione e lo svolgimento di un impiego;
   4. agli istituti d’impiego riconosciuti che utilizzano Ziviconnect, per accedere ai dati personali delle persone che devono prestare servizio civile che si sono candidate per un impiego e hanno concordato un impiego necessari per stipulare una convenzione d’impiego e per preparare e svolgere un impiego;
   5. agli istituti d’impiego riconosciuti, per accedere ai dati personali delle persone che devono prestare servizio civile necessari per stipulare una convenzione d’impiego, a condizione che tali persone abbiano dato il proprio consenso, allo scopo di garantire l’utilità economica degli impieghi di servizio civile e di gestire i programmi prioritari;
   6. ai responsabili dei corsi impiegati dagli istituti d’istruzione, per accedere ai dati personali delle persone che devono prestare servizio civile necessari per lo svolgimento dei corsi di formazione;
   7. agli organi cantonali competenti per la tassa d’esenzione dall’obbligo militare e all’Amministrazione federale delle contribuzioni, per accedere ai dati personali necessari in relazione a questioni connesse alla tassa d’esenzione;
   8. agli organi preposti all’indennità per perdita di guadagno, per accedere ai dati personali necessari per determinare gli aventi diritto.
2. Il CIVI comunica dati personali di Ziviconnect ai seguenti organi e alle seguenti persone per gli scopi sottoelencati:
   1. agli organi di cui all’articolo 80b capoverso 1 lettere a–m LSC, per l’adempimento dei loro compiti;
   2. ai Comuni di domicilio, per determinare il domicilio e il luogo di dimora delle persone che devono prestare servizio civile;
   3. ai servizi pubblici svizzeri e, all’occorrenza, ad altre istituzioni specializzate:
   1. per la garanzia della sicurezza delle persone che devono prestare servizio civile nell’ambito degli impieghi all’estero, 2. per il trattamento delle domande di riconoscimento degli istituti d’impiego che intendono proporre impieghi all’estero o nell’agricoltura, 3. per il trattamento delle domande di aiuto finanziario degli istituti d’impiego; d. ai datori di lavoro delle persone che prestano servizio civile, per constatare l’impossibilità di disdire il contratto di lavoro durante i periodi di cui all’articolo 336c capoverso 1 lettera a del Codice delle obbligazioni⁵; e. alle casse malati, per la sospensione dell’obbligo di assicurazione delle persone che prestano servizio civile; f. al gestore dell’e-shop del CIVI, per l’amministrazione e la consegna dell’equipaggiamento destinato a contraddistinguere le persone che prestano servizio civile; g. all’Ufficio federale delle costruzioni e della logistica, per gli ordini di stampa; h. all’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione, per invii in blocco; i. alle strutture alberghiere e di ristorazione, per la prenotazione di pernottamenti e pasti nell’ambito dei corsi di formazione per le persone che prestano servizio civile; j. ai gestori di piattaforme elettroniche designati dal CIVI, per l’organizzazione di corsi online; k. ai servizi specializzati incaricati dal CIVI, per effettuare le visite mediche e stabilire le misure preventive in vista di impieghi all’estero; l. alle istituzioni incaricate di effettuare test attitudinali in vista di impieghi all’estero, per l’adempimento dei loro compiti; m. ai fornitori di prestazioni che su mandato del CIVI valutano le giornate d’introduzione, i corsi di formazione e gli impieghi, per condurre sondaggi presso le persone richiedenti l’ammissione al servizio civile o che devono prestare servizio civile, gli istituti d’impiego e i responsabili dei corsi.

Art. 7 Pubblicazione di dati di base e possibilità d’impiego

1. Il CIVI può rendere pubblicamente accessibili i dati di base e le possibilità d’impiego degli istituti d’impiego riconosciuti.
2. A tal fine può utilizzare anche servizi di comunicazione automatizzati.

Sezione 3: Obblighi

Art. 8 Sorveglianza e coordinamento

1. Il CIVI esercita la sorveglianza:
   1. sul trattamento dei dati personali secondo la presente ordinanza;
   2. sul rispetto delle disposizioni in materia di protezione e di sicurezza dei dati da parte dei privati e delle istituzioni private che trattano dati in Ziviconnect.
2. Coordina le sue attività con le autorità della Confederazione, i privati e le istituzioni private che trattano dati in Ziviconnect.
3. Accorda i diritti individuali di trattamento dei dati per Ziviconnect.

Art. 9 Obbligo di diligenza

Le autorità, i privati e le istituzioni private devono garantire che i dati personali che trattano in Ziviconnect siano completi, corretti e aggiornati.

Art. 10 Sicurezza dei dati

1. Il CIVI emana un regolamento per il trattamento dei dati.
2. Le autorità, i privati e le istituzioni private di cui all’articolo 4 e all’articolo 6 capoverso 1 adottano i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari affinché i dati personali siano protetti contro la perdita, la sottrazione nonché il trattamento o la consultazione non autorizzati.

Sezione 4: Conservazione

Art. 11

1. Sono conservati per cinque anni i dati riguardanti:
   1. le persone che devono prestare servizio civile, dalla fine dell’obbligo di prestare servizio civile;
   2. gli istituti d’impiego, dall’estinzione del riconoscimento;
   3. gli istituti d’istruzione, dalla fine dell’anno civile in cui si è tenuto l’ultimo corso di formazione.
2. I dati di cui al capoverso 1 lettera b trattati per scopi impersonali possono essere conservati per tutto il tempo richiesto dallo scopo del trattamento, a condizione che l’istituto d’impiego sia una persona giuridica.
3. Al termine della durata di conservazione, i dati sono trasmessi all’Archivio federale, anonimizzati o distrutti.

Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 12 Abrogazione di un altro atto normativo

L’ordinanza del 20 agosto 2014⁶sul sistema d’informazione del servizio civile è abrogata.

Art. 13 Disposizioni transitorie

1. Il sistema d’informazione E-ZIVI è disattivato al più tardi il 31 dicembre 2025.
2. I dati personali contenuti nel sistema d’informazione E-ZIVI sono trasferiti in Ziviconnect entro il 31 dicembre 2025.

Art. 14 Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2024.

(art. 3 cpv. 2)

Dati in Ziviconnect

1 Dati delle persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e delle persone che devono prestare servizio civile

1.1 Dati personali

1.1.1 Cognome/i 1.1.2 Nome/i 1.1.3 Genere 1.1.4 Luogo di attinenza 1.1.5 Cantone d’origine 1.1.6 Data di nascita 1.1.7 Numero AVS 1.1.8 Categorie di licenza di condurre civile 1.1.9 Indirizzo di domicilio 1.1.10 Indirizzo di corrispondenza 1.1.11 Coordinate bancarie / IBAN 1.1.12 Cassa malati 1.1.13 Conoscenze linguistiche 1.1.14 Lingua di corrispondenza 1.1.15 Numero di telefono 1.1.16 Numero di cellulare 1.1.17 Indirizzo e-mail

1.2 Procedura d’ammissione

1.2.1 Consenso alla comunicazione elettronica 1.2.2 Dichiarazione da parte della persona richiedente l’ammissione al servizio civile di non poter conciliare il servizio militare con la propria coscienza 1.2.3 Dichiarazione da parte della persona richiedente l’ammissione al servizio civile di essere disposta a prestare servizio civile 1.2.4 Copia digitale della carta d’identità o del passaporto 1.2.5 Fotografia della persona richiedente l’ammissione al servizio civile 1.2.6 Conferma da parte della persona richiedente l’ammissione al servizio civile di aver presentato la domanda 1.2.7 Coinvolgimento della giustizia militare 1.2.8 Giorni di servizio militare prestati 1.2.9 Giorni di servizio militare computabili 1.2.10 Giorni di servizio militare ancora da prestare 1.2.11 Categoria di conteggio IPG 1.2.12 Momento della presentazione della domanda d’ammissione 1.2.13 Data dell’incorporazione nell’esercito 1.2.14 Data della promozione a soldato 1.2.15 Scuola reclute adempiuta 1.2.16 Ferma continuata 1.2.17 Grado militare 1.2.18 Funzione militare 1.2.19 Unità militare 1.2.20 Nome della scuola reclute 1.2.21 Data di ricezione della conferma della domanda d’ammissione 1.2.22 Giornata d’introduzione 1.2.23 Decisione relativa alla domanda d’ammissione

1.3 Obbligo di prestare servizio, impieghi di servizio civile e corsi di formazione

1.3.1 Inizio e termine dell’obbligo di prestare servizio civile e numero di giorni di servizio civile da prestare 1.3.2 Controllo dell’obbligo di prestare servizio 1.3.3 Preparazione, esecuzione, gestione, controllo e valutazione degli impieghi 1.3.4 Convenzioni d’impiego 1.3.5 Convocazioni a impieghi e corsi di formazione 1.3.6 Computo dei giorni di servizio 1.3.7 Elaborazione delle richieste di congedo, differimento del servizio, interruzione di un impiego, esonero dal servizio, reincorporazione nell’esercito e congedo all’estero 1.3.8 Convenzioni relative al prolungamento del servizio civile e al licenziamento posticipato secondo l’articolo 15 OSCi⁷ 1.3.9 Segnalazione nel sistema di ricerca informatizzato di polizia in caso di luogo di dimora ignoto 1.3.10 Dati relativi al responsabile del corso 1.3.11 Corsi di formazione 1.3.12 Licenziamento ordinario dal servizio civile 1.3.13 Licenziamento anticipato dal servizio civile 1.3.14 Elaborazione delle domande di risarcimento dei danni

1.4 Idoneità al servizio militare, stato di salute, formazione, attitudini e preferenze (art. 80 cpv. 1bis b–d LSC)

1.4.1 Indicazioni sull’idoneità al servizio militare 1.4.2 Capacità al lavoro e stato di salute della persona che deve prestare servizio civile 1.4.3 Visite mediche della persona che deve prestare servizio civile secondo l’articolo 33 LSC 1.4.4 Attitudini e preferenze della persona che deve prestare servizio civile per gli impieghi del servizio civile

1.5 Procedimenti disciplinari e penali (art. 80 cpv. 1bis lett. e LSC)

1.5.1 Procedure disciplinari secondo l’articolo 67 capoverso 1 LSC 1.5.2 Decisioni penali, decreti di non luogo a procedere e decreti di abbandono del procedimento dei servizi cantonali competenti secondo l’articolo 78a capoverso 1 LSC 1.5.3 Ricorsi contro decreti di non luogo a procedere e decreti di abbandono del procedimento secondo l’articolo 78a capoverso 2 LSC 1.5.4 Dati del casellario giudiziale, condanne, atti di causa e informazioni supplementari su procedimenti penali, per valutare l’esclusione temporanea da prestazioni di servizio civile o l’esclusione dal servizio civile di cui all’articolo 12 capoversi 1 e 2 LSC 1.5.5 Dati del casellario giudiziale per la verifica della reputazione di cui all’articolo 19 capoverso 4 LSC, se previsto dal mansionario 1.5.6 Procedimenti penali in relazione a crimini o delitti che devono essere perseguiti d’ufficio e denunciati in virtù dell’articolo 22a capoverso 1 della legge del 24 marzo 2000⁸sul personale federale

2 Dati relativi alle istituzioni richiedenti e agli istituti d’impiego riconosciuti

2.1 Dati di base

2.1.1 Nome dell’istituto d’impiego 2.1.2 Numero dell’istituto d’impiego 2.1.3 Numero IDI 2.1.4 Numero cantonale dell’azienda 2.1.5 Indirizzo per l’invio della decisione 2.1.6 Indirizzo di corrispondenza 2.1.7 Indirizzo di fatturazione 2.1.8 Persone di contatto 2.1.9 Dati di fatturazione 2.1.10 Ambito d’attività secondo l’articolo 4 LSC 2.1.11 Tipo di istituto d’impiego 2.1.12 Settore 2.1.13 Regioni 2.1.14 Data del primo riconoscimento 2.1.15 Descrizione dell’istituto d’impiego 2.1.16 Sito Internet

2.2 Ulteriori dati relativi alle istituzioni richiedenti e agli istituti d’impiego riconosciuti

2.2.1 Domanda di riconoscimento come istituto d’impiego e ulteriori dati necessari per elaborare la domanda 2.2.2 Decisione di riconoscimento comprendente mansionari con indicazione dei requisiti, numero dei posti di lavoro autorizzati per ciascun mansionario, numero massimo di persone che prestano servizio civile occupate simultaneamente nell’istituto d’impiego, indicazione circa l’obbligo di pagare tributi e il loro ammontare nonché designazione dell’organo autorizzato a impartire istruzioni alla persona che presta servizio civile 2.2.3 Dati concernenti le ispezioni 2.2.4 Gestione dei contatti con gli istituti d’impiego 2.2.5 Riscossione dei tributi secondo l’articolo 46 LSC 2.2.6 Aiuti finanziari secondo l’articolo 47 LSC 2.2.7 Verifica della decisione di riconoscimento 2.2.8 Adeguamento e revoca della decisione di riconoscimento

3 Procedure di ricorso

3.1 Dati sulle procedure di ricorso davanti al Tribunale amministrativo federale contro le decisioni del CIVI da parte di persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e persone che devono prestare servizio civile 3.2 Dati sulle procedure di ricorso davanti al Tribunale amministrativo federale contro le decisioni del CIVI da parte di istituti richiedenti e istituti d’impiego riconosciuti 3.3 Dati sulle procedure di ricorso davanti al Tribunale amministrativo federale contro le decisioni di riconoscimento del CIVI da parte delle autorità cantonali localmente competenti responsabili del mercato del lavoro ai sensi dell’articolo 63 capoverso 2 LSC

Footnotes

1. RS 824.0 ↩

2. RS 235.1 ↩

3. RS 824.01 ↩

4. Introdotta dall’all. n. 4 dell’O del 20 nov. 2024 (Digitalizzazione nell’ordinamento delle indennità di perdita di guadagno: fase d’introduzione del sistema d’informazione), in vigore dal 1° gen. 2025 (RU 2024 719). ↩

5. RS 220 ↩

6. [RU 2014 2781; 2016 1927; 2017 6699cifre I, II; 2021 132 all. n. 31, 800 all. cifra II 34; 2022 568 all. 2 cifra II n. 115; 2023 735 all. 2 cifra II n. 39] ↩

7. RS 824.01 ↩

8. RS 172.220.1 ↩