Ordinanza sul sistema di trattamento dei dati concernenti le prestazioni di sicurezza private

(ODPSP)

del 12 agosto 2015 (Stato 1° gennaio 2024)

Il Consiglio federale Svizzero,

visto l’articolo 57h ^terdella legge federale del 21 marzo 1997¹sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA);
visto l’articolo 38 della legge federale del 27 settembre 2013²sulle prestazioni di sicurezza private fornite all’estero (LPSP),³

ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema automatizzato di trattamento dei dati concernenti le prestazioni di sicurezza private (sistema di trattamento dei dati) della Direzione politica (DP) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2 Scopo del sistema di trattamento dei dati

Il sistema di trattamento dei dati consente alla DP di svolgere i seguenti compiti di cui agli articoli 10, 12–14 e 16 LPSP:

1. trattamento delle notificazioni pervenute;
2. svolgimento della procedura di esame;
3. elaborazione di statistiche e rapporti.

Art. 3 Autorità responsabile

La DP è responsabile del sistema di trattamento dei dati.

Sezione 2: Dati e trattamento dei dati

Art. 4 Dati trattati e diritti di trattamento

1. Nel sistema di trattamento dei dati sono trattati i dati concernenti:
   1. le imprese soggette all’obbligo di notificazione: dati di cui all’allegato 1 sull’identità e le attività previste;
   2. il personale e i membri della direzione o dell’organo di vigilanza dell’impresa soggetta all’obbligo di notificazione: dati di cui all’allegato 2;
   3. il mandante e il destinatario delle prestazioni di sicurezza private secondo l’articolo 5 dell’ordinanza del 24 giugno 2015⁴sulle prestazioni di sicurezza private fornite all’estero: dati di cui all’allegato 3.
2. I collaboratori competenti della DP registrano i dati nel sistema di trattamento dei dati; possono trattare i dati in qualsiasi momento.
3. L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel sistema di trattamento dei dati in quanto sia necessario per l’adempimento dei suoi compiti.

Art. 5 Concessione dei diritti di accesso

1. Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema di trattamento dei dati i diritti di accesso individuali.
2. Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Art. 6 Documenti

Nel sistema di trattamento dei dati possono essere immessi tutti i documenti relativi alle pratiche registrate elettronicamente.

Art. 7 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

1. L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema di trattamento dei dati.
2. L’amministratore di sistema amministra il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni del sistema di trattamento dei dati.
3. Il responsabile delle applicazioni rappresenta l’interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. È impiegato presso la DP.

Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica

Art. 8 Obblighi di diligenza

1. La DP provvede affinché il trattamento dei dati personali nel sistema di trattamento dei dati sia conforme alle prescrizioni.
2. Garantisce inoltre che i dati personali presenti nel sistema di trattamento dei dati siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 9 Sicurezza dei dati

1. La sicurezza dei dati e la sicurezza delle informazioni sono rette:⁵
   1. ⁶ dall’ordinanza del 31 agosto 2022^⁷^sulla protezione dei dati;
   2. ⁸ dall’ordinanza dell’8 novembre 2023⁹sulla sicurezza delle informazioni.
2. La DP emana un regolamento sul trattamento dei dati. Il regolamento disciplina le misure organizzative e tecniche volte ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 10 Verbalizzazione

1. Gli accessi al sistema di trattamento dei dati e le modifiche sono costantemente verbalizzati.
2. I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.¹⁰

Sezione 4: Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati

Art. 11

1. I dati personali contenuti nel sistema di trattamento dei dati sono cancellati dopo 15 anni dall’ultimo trattamento.
2. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 12

La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2015.

Allegato 1

(art. 4 cpv. 1 lett. a)

Dati concernenti l’impresa

1. Ditta
2. Sede
3. Forma giuridica
4. Estratto del registro di commercio
5. Scopo
6. Settori di attività
7. Luogo di impiego all’estero
8. Principali categorie di clienti
9. Prova dell’adesione al codice di condotta
10. Misure di formazione e di perfezionamento del personale
11. Dati sul sistema di controllo interno
12. Tipo e volume della prestazione di cui all’articolo 4 lettere a e b LPSP
13. Dati sulle armi e gli altri mezzi impiegati per la fornitura della prestazione di sicurezza
14. Ampiezza e durata dell’impiego
15. Numero di persone impiegate
16. Rischi connessi all’impiego
17. Altri dati importanti concernenti l’attività dell’impresa

Allegato 2

(art. 4 cpv. 1 lett. b)

Dati concernenti il personale e i membri della direzione o dell’organo di vigilanza

1. Cognome
2. Nome
3. Data di nascita
4. Residenza (incluso certificato di residenza)
5. Nazionalità
6. Dati sulla reputazione
7. Dati sull’autorizzazione all’esportazione, al porto e all’uso di armi, accessori per armi e munizioni
8. Dati sulla formazione professionale e il perfezionamento
9. Funzione all’interno dell’impresa: membro della direzione, membro dell’organo di vigilanza, funzione direttiva, funzione che prevede il permesso di porto d’armi
10. Dati connessi a procedimenti amministrativi o penali e sanzioni secondo l’articolo 20 LPSP: fatti contestati, dati sul tipo di procedimento, denominazione delle autorità interessate, copia della sentenza e di tutte le altre informazioni connesse alla sentenza

Allegato 3

(art. 4 cpv. 1 lett. c)

Dati concernenti il mandante e il destinatario delle prestazioni di sicurezza private

1. Cognome o denominazione: persone fisiche o giuridiche, organizzazioni internazionali, Governi, gruppi ecc.
2. Nel caso di persone fisiche: data di nascita
3. Luogo in cui si intende svolgere l’attività
4. Dati relativi al posto occupato: funzione, ruolo, rango, posizione ecc.
5. Altri dati utili per l’identificazione

Footnotes

1. RS 172.010 ↩

2. RS 935.41 ↩

3. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 133 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568). ↩

4. RS 935.411 ↩

5. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 42 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735). ↩

6. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 133 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568). ↩

7. RS 235.11 ↩

8. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 42 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735). ↩

9. RS 128.1 ↩

10. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 133 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568). ↩