Ordinanza sullo scambio di atti giuridici per via elettronica

(OAGE) Del 05.03.2024 (stato 01.05.2026)

1. Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

1. La presente ordinanza disciplina le modalità dello scambio di atti giuridici per via elettronica tra una parte e un'autorità nel quadro di procedure di prima istanza dinanzi ad autorità amministrative cantonali, nonché autorità regionali e comunali, alle quali si applica la legge sulla giustizia amministrativa.

Art. 2 Sistema di trasmissione

1. Sono considerati sistemi di trasmissione il portale di e-government del Cantone dei Grigioni conformemente alla legge sull'amministrazione digitale o altri sistemi di trasmissione riconosciuti dal Governo conformemente all'articolo 3.
2. Soluzioni informatiche messe a disposizione sulla base del diritto federale sono considerate sistemi di trasmissione se dispongono di una procedura di login fornita dalla Confederazione o se prevedono una procedura di login equivalente a quella della Confederazione.

Art. 3 Riconoscimento di sistemi di trasmissione

1. I sistemi di trasmissione possono essere riconosciuti se:
   1. garantiscono l'integrità e la confidenzialità dei dati trasmessi;
   2. sono sostenibili economicamente, accessibili senza barriere; e
   3. garantiscono una disponibilità del sistema sufficiente nonché dispongono di una protezione tecnica corrispondente allo stato attuale della tecnica.
2. Se tramite il sistema di trasmissione vengono inoltrate istanze o comunicate decisioni soggette a un termine ai sensi dell'articolo 9 capoverso 1 della legge sulla giustizia amministrativa, oltre alle condizioni conformemente al capoverso 1 il sistema deve rispettare i punti seguenti:
   1. deve permettere di porre sigilli elettronici e firme elettroniche conformemente all'articolo 4;
   2. deve permettere di emettere ricevute munite di una marcatura oraria di un server di riferimento per il tempo sincronizzato, alla ricezione di istanze e alla consegna di decisioni;
   3. deve permettere di registrare tutti i processi e le modifiche che riguardano i dati nonché attribuirli a un utente (registrazione a protocollo); e
   4. deve avere un'elevata disponibilità.
3. I sistemi di trasmissione riconosciuti dal Governo e i loro campi di utilizzo vengono elencati nell'allegato 1 dell'ordinanza.

Art. 4 Sigillo elettronico e firma elettronica

1. Sono considerati sigilli elettronici i sigilli elettronici regolamentati fondati su un certificato regolamentato di un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto secondo la legge sulla firma elettronica (FiEle).
2. Sono considerate firme elettroniche riconosciute le firme elettroniche qualificate fondate su un certificato qualificato di un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto secondo la FiEle.

2. Istanza

2.1. Istanze presentate tramite un sistema di trasmissione

Art. 5 Inoltro

1. Le istanze a un'autorità devono essere presentate tramite il sistema di trasmissione definito dall'autorità e devono contenere le caratteristiche di identificazione necessarie per la corrispondente procedura.
2. Le parti devono presentare le loro istanze inclusi gli allegati in un formato file di uso comune. L'autorità può stabilire il formato file da utilizzare o la forma dell'istanza.
3. L'autorità comunica in forma adeguata in quali procedure amministrative sono possibili le istanze per via elettronica e quali presupposti devono essere soddisfatti.

Art. 6 Caratteristiche di identificazione

1. Per istanze presentate tramite il portale di e-government del Cantone dei Grigioni la caratteristica di identificazione è un eConto che corrisponde al livello di fiducia previsto per il corrispondente servizio dell'autorità.
2. Per istanze presentate tramite un altro sistema di trasmissione, quali caratteristiche di identificazione valgono segnatamente:
   1. un mezzo di identificazione elettronico riconosciuto secondo le direttive del diritto federale o un'identità elettronica di un fornitore di identità svizzero che si basi almeno sul livello di fiducia 2 conformemente al modello di qualità per l'autenticazione di soggetti (standard eCH-0170);
   2. una sequenza di cifre, lettere o segni già assegnata alla persona e nota alla corrispondente autorità.

Art. 7 Rispetto dei termini

1. In caso di istanze da inoltrare entro un termine prestabilito il sistema di trasmissione emette una ricevuta con il momento della ricezione dei documenti (ricevuta di entrata). La ricevuta di entrata è a disposizione del mittente e dell'autorità per la consultazione.
2. Per il rispetto dei termini è determinante il momento che il sistema di trasmissione dell'autorità conferma al mittente con la ricevuta di entrata.

2.2. Forme sostitutive

Art. 8 Forme sostitutive

1. Istanze che per legge non necessitano della firma e non sono soggette a un termine ai sensi dell'articolo 9 capoverso 1 della legge sulla giustizia amministrativa possono essere ammesse al di fuori di un sistema di trasmissione se:
   1. l'autorità mette a disposizione moduli online sul suo sito web; oppure
   2. l'integrità dei dati trasmessi è garantita e l'identità del mittente è garantita in un altro modo adeguato o non gioca alcun ruolo; oppure
   3. l'autorità garantisce l'integrità dei dati trasmessi in procedure con rischio ridotto.

3. Decisioni

Art. 9 Recapito

1. L'autorità mette a disposizione per il ritiro la decisione sul sistema di trasmissione utilizzato e riconosciuto.
2. L'autorità invia alle parti un invito elettronico al ritiro quando una decisione è disponibile per il ritiro.

Art. 10 Requisiti posti alla decisione, 1. Requisiti generali

1. Decisioni e allegati sono di regola in formato PDF o PDF/A. L'autorità può inviare allegati in un altro formato di uso comune.

Art. 11 2. Firma

1. Le decisioni di autorità devono essere munite di una firma elettronica conformemente all'articolo 4.
2. La firma della decisione può avvenire con un timbro facsimile:
   1. in casi particolari, segnatamente in caso di urgenza o se decisioni singole vengono emanate in gran numero;
   2. se la richiesta delle parti viene accolta integralmente e non vengono lesi diritti di terzi.
3. Decisioni che vengono emanate in gran numero per via elettronica o meccanica possono essere firmate con un timbro facsimile o non recare alcuna firma.

Art. 12 Consenso

1. Il consenso alla comunicazione elettronica di decisioni può avvenire:
   1. per una procedura concreta;
   2. per tutte le procedure sul rispettivo sistema di trasmissione.
2. Un'istanza elettronica giuridicamente valida è considerata come consenso alla comunicazione elettronica di decisioni nella procedura concreta.
3. Il consenso può essere revocato in ogni momento. La revoca non ha effetto su decisioni che sono già state messe a disposizione sul sistema di trasmissione per essere consultate.
4. Il consenso e la revoca possono avvenire tramite il sistema di trasmissione o in un'altra forma che consenta la prova per testo. Essi possono anche essere messi a protocollo oralmente.

Art. 13 Momento della comunicazione

1. Al momento della prima consultazione della decisione o dopo la scadenza del termine di ritiro di sette giorni il sistema di trasmissione emette una ricevuta (ricevuta di consultazione).
2. Viene rilasciata una ricevuta di consultazione separata per ciascun destinatario. Le ricevute sono a disposizione dell'autorità e del destinatario per la consultazione.
3. Durante il termine di ritiro di sette giorni, come comunicazione è considerata la prima consultazione della decisione confermata dalla ricevuta di consultazione.
4. Se le decisioni non vengono consultate entro il termine di ritiro di sette giorni, come momento della comunicazione è considerato il settimo giorno dopo la messa a disposizione.

4. Presa in visione di atti in forma elettronica

Art. 14 Presa in visione di atti tramite il sistema di trasmissione

1. Se nella procedura in questione l'autorità ammette l'inoltro di istanze tramite un sistema di trasmissione, essa può concedere alle parti coinvolte nella procedura la presa in visione degli atti tramite questo sistema di trasmissione se le parti coinvolte sono registrate nel sistema di trasmissione e hanno acconsentito a un utilizzo per la presa in visione degli atti.
2. Il consenso secondo il capoverso 1 non vale per l'ulteriore svolgimento della procedura, salvo nel caso in cui la parte coinvolta nella procedura lo dichiari espressamente.