Ordinanza relativa alla legge sulla gestione degli atti e sull'archiviazione

(OGAA) Del 22.12.2015 (stato 01.04.2024)

1. Gestione e conservazione degli atti

Art. 1 Servizi che gestiscono documenti

1. Le autorità definiscono i servizi gestiscono documenti nel loro settore di competenza.
2. Ciascun servizio che gestisce documenti designa una persona responsabile per la gestione dei documenti.

Art. 2 Sistema di classificazione

1. I servizi che gestiscono documenti definiscono un sistema di classificazione per i propri documenti il quale suddivide i documenti in gruppi. Per ciascun gruppo di documenti è necessario disciplinare almeno quanto segue:
   1. la forma vincolante dei documenti conformemente all'articolo 3 capoverso 1;
   2. i termini e le regole di conservazione;
   3. il sistema utilizzato o l'applicazione utilizzata;
   4. le modalità di registrazione.

Art. 3 Gestione degli atti in forma cartacea e digitale

1. La gestione degli atti può avvenire in forma cartacea, digitale o mista.
2. Ai fini dell'archiviazione deve essere garantito il prelievo selettivo di documenti con valore archivistico dai sistemi impiegati. È ammessa una semplificazione dei documenti.
3. Per quanto possibile, ai fini dell'archiviazione vengono impiegate interfacce standard.
4. Per documenti cartacei deve essere utilizzata carta idonea all'archiviazione. I depositi delle autorità devono essere allestiti in spazi che permettano di garantire che i documenti siano mantenuti in buono stato e in ordine per tutto il termine di conservazione.

Art. 3a Cambio del supporto

1. Le versioni digitali di atti inoltrati in forma cartacea sono considerate degli originali se dopo la ricezione vengono convertite in un formato digitale con una procedura di digitalizzazione disciplinata in modo uniforme e vengono trasmesse al sistema di gestione delle pratiche dell'autorità.
2. Nella conversione in formato digitale, secondo lo stato della tecnica occorre garantire che il documento digitale corrisponda a quello cartaceo e che non possa essere modificato senza che ciò sia constatabile.
3. In un'istruzione il Dipartimento delle finanze e dei comuni emana con il coinvolgimento dei servizi interessati i dettagli in merito alla procedura di digitalizzazione disciplinata in modo uniforme nonché in merito alla conservazione temporanea e alla distruzione degli atti inoltrati in forma cartacea.
4. L'autorità deve stabilire in una direttiva organizzativa le persone responsabili della digitalizzazione, i documenti esclusi dalla digitalizzazione e dalla distruzione nonché la durata di conservazione dei documenti.

Art. 4 Offerta di documenti

1. Almeno una volta ogni cinque anni, i servizi che gestiscono documenti offrono all'archivio competente i documenti in loro possesso per i quali il termine di conservazione è scaduto.

Art. 5 Trasmissione di stampati ufficiali

1. Le autorità consegnano all'archivio competente copie:
   1. di stampati ufficiali o di altre pubblicazioni di valore documentaristico da esse pubblicate;
   2. di ogni pubblicazione che hanno contribuito ad allestire o che hanno sostenuto finanziariamente.

2. Archiviazione

Art. 6 Forma dell'archiviazione

1. Di principio, i documenti ripresi per l'archiviazione vengono archiviati nella forma in cui vengono gestiti dal servizio che gestisce documenti.
2. Sono ammesse conversioni dalla forma digitale a quella cartacea e viceversa. In particolare, i documenti relativi a una pratica amministrativa devono per quanto possibile essere archiviati in un'unica forma.

Art. 7 Consegna dei documenti all'archivio competente

1. Prima della consegna, il servizio che consegna i documenti li converte in una forma adatta all'archiviazione. I documenti digitali devono essere disponibili in formati idonei all'archiviazione ed essere provvisti degli elementi descrittivi necessari per la loro comprensione e archiviazione.
2. Il servizio che consegna i documenti è competente per il trasporto di questi ultimi all'archivio.
3. Insieme ai documenti vanno consegnati i relativi strumenti di ricerca e indici. Un elenco di consegna che riporta un elenco sommario dei documenti consegnati, con l'indicazione dell'oggetto, del periodo e della quantità è parte integrante di ciascuna consegna.
4. L'Archivio di Stato emana direttive tecniche relative alla preparazione delle consegne.

Art. 8 Tutela degli archivi

1. Gli spazi e i locali d'archivio devono garantire la protezione degli archivi da pericoli naturali, fuoco, acqua, effrazione e furto, nonché dalla consultazione da parte di persone non autorizzate. Le condizioni ambientali devono costantemente essere mantenute tali da permettere la conservazione a lungo termine degli archivi.
2. La completezza e la leggibilità di archivi digitali vengono verificate periodicamente. Le misure necessarie alla conservazione dei dati, in particolare le migrazioni di formati e il cambio di supporto dati, vanno pianificate nel quadro delle attività di conservazione del fondo.

Art. 9 Prestito temporaneo di archivi

1. È ammesso il prestito temporaneo di archivi per mostre o a istituzioni e persone competenti in materia. Si deve garantire di volta in volta che gli archivi vengano conservati in modo appropriato e sufficientemente sicuro nel luogo del prestito.

3. Accessibilità agli archivi

Art. 10 Diritto di accesso agli archivi

1. Il diritto di accesso comprende:
   1. la consultazione dei mezzi di ricerca (indici);
   2. la consultazione dei documenti;
   3. la riproduzione autonoma dei documenti mediante trascrizione o fotografia;
   4. la riproduzione e lo sfruttamento delle informazioni ottenute, in particolare tramite pubblicazioni.

Art. 11 Presupposti e condizioni quadro per l'accesso agli archivi

1. Un istituto archivistico deve poter essere utilizzato entro un termine di sette giorni dall'annuncio.
2. Su richiesta, gli utenti dell'istituto archivistico devono legittimarsi e rendere noto lo scopo delle loro ricerche.
3. Di norma, gli utenti dell'istituto archivistico non possono trattenersi nei magazzini di un istituto archivistico senza sorveglianza.
4. Gli utenti dell'istituto archivistico devono consegnare all'archivio una copia gratuita di pubblicazioni basate del tutto o in parte sulle loro ricerche d'archivio.
5. Per motivi di conservazione, l'utilizzo dei fondi può essere sospeso per un periodo limitato.

Art. 12 Regolamento di consultazione

1. L'autorità competente per un archivio emana un regolamento di consultazione.

Art. 13 Consultazione degli archivi durante il termine di protezione, 1. Per persone interessate

1. Ai richiedenti che desiderano consultare l'archivio che li riguarda direttamente viene senz'altro concessa la consultazione, nella misura in cui il materiale rilevante possa essere individuato mediante gli strumenti di ricerca e nella misura in cui non siano interessati dati personali di terzi degni di particolare protezione.
2. Se sono interessati dati personali di terzi, i corrispondenti dati vengono anonimizzati, nella misura in cui ciò sia compatibile con una gestione amministrativa razionale. Negli altri casi, il trattamento della domanda di consultazione si conforma alla procedura descritta nell'articolo 15.

Art. 14 2. Per autorità

1. Alle autorità che per adempiere ai loro compiti hanno bisogno di accedere agli archivi che hanno consegnato all'istituto archivistico l'accesso viene concesso mediante una procedura informale.

Art. 15 3. Per terzi

1. Le domande di consultazione di archivi durante il termine di protezione devono essere presentate all'istituto archivistico competente corredate di una motivazione scritta. L'archivio corrispondente deve essere definito nel modo più preciso possibile. La decisione viene presa entro 21 giorni.
2. La procedura d'accesso è gratuita fino alla decisione dell'istituto archivistico competente.
3. La decisione relativa alla consultazione avviene in base a una ponderazione degli interessi, in particolare secondo i criteri seguenti:
   1. attualità e rilevanza di un progetto di ricerca alla base della domanda di consultazione;
   2. protezione della sfera privata di terzi, in particolare di persone viventi;
   3. interessi pubblici di sicurezza e ordine;
   4. interessi privati alla protezione di segreti professionali, d'affari o di fabbricazione.
4. L'approvazione di una domanda di consultazione può essere associata a condizioni, relative in particolare all'anonimizzazione dei dati di persone figuranti dell'archivio utilizzato.

4. Organizzazione

Art. 16 Designazione di responsabili di istituti archivistici

1. L'autorità competente per un istituto archivistico designa una persona responsabile per l'istituto archivistico, la quale deve essere notificata all'Archivio di Stato.

Art. 17 Scioglimento di autorità con responsabilità per istituti archivistici

1. Quando autorità con responsabilità per istituti archivistici si sciolgono o si aggregano ad altre autorità, deve essere disciplinata la gestione futura dell'istituto archivistico.
2. Gli archivi presenti devono essere trasferiti a un istituto archivistico pubblico esistente.

Art. 18 Organizzazione della vigilanza sugli archivi

1. Gli istituti archivistici esistenti nel Cantone dei Grigioni vengono sottoposti a ispezione da parte dell'Archivio di Stato periodicamente, tuttavia almeno una volta ogni sette anni.
2. I risultati delle ispezioni e le misure da adottare vengono comunicate agli istituti archivistici ispezionati affinché questi procedano all'attuazione.
3. In caso di lacune che non vengono eliminate per un periodo prolungato, l'Archivio di Stato presenta domanda al Governo, che può disporre l'eliminazione a spese dell'autorità competente.