442.20 : Loi sur l'archivage (LArch), du 22 février 2011

Art. 2 — L’archivage des documents, organisé dans l’intérêt public,

contribue à assurer:

la gestion et la traçabilité des activités des autorités cantonales et communales mentionnées à l’article 4;

la justification des droits des personnes physiques ou morales;

la sauvegarde et l’étude du patrimoine historique, économique, social et culturel du canton de Neuchâtel;

l'accès du public aux archives.

Définitions

Art. 3 — 1Par documents on entend toutes les informations

enregistrées sur quelque support que ce soit, y compris sur support électronique, ainsi que tous les outils de travail et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informations.

2Par archives on entend les documents qui, de par leur valeur archivistique, sont conservés définitivement.

3La valeur archivistique des documents est définie en fonction des buts énoncés à l’article 2.

Champ d’application

Art. 4

1La présente loi s’applique:

aux autorités cantonales, à savoir:

a) le Grand Conseil, son bureau et les commissions qui en dépendent;

b) le Conseil d'Etat, l'administration cantonale et les commissions qui en dépendent;

c) le pouvoir judiciaire;

d) les établissements et corporations de droit public cantonaux, leurs administrations ainsi que les commissions qui en dépendent;

e) les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public sur délégation d'une autorité cantonale;

f) les groupements d’autorités.

aux autorités communales, à savoir:

a) les Conseils généraux et communaux, leurs administrations et les commissions qui en dépendent;

b) les établissements et corporations de droit public communaux, leurs administrations ainsi que les commissions qui en dépendent;

c) les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public sur délégation d'une autorité communale;

d) les groupements d’autorités.

2La présente loi s’applique à l’archivage des documents des autorités énoncées à l’alinéa 1 qui ont été dissoutes.

3La présente loi s’applique à l’archivage des documents des institutions aux droits desquelles les autorités énoncées à l’alinéa 1 ont succédé.

4Sont réservées les dispositions spéciales du droit fédéral et du droit cantonal en matière d’archivage et de consultation de documents archivés.

CHAPITRE 2

Autorités d’exécution

Conseil d’Etat

Art. 5 — 1Le Conseil d'Etat arrête les dispositions d'exécution

de la présente loi.

Département et office des archives

2Il désigne le département chargé de son application, lequel dispose à cet effet de l’office des archives de l’Etat (ci-après: l’office).

CHAPITRE 3

Gestion et évaluation des documents

Gestion et évaluation des documents

Art. 6 — 1Les autorités cantonales et communales sont responsables

de gérer et de conserver d’une manière ordonnée leurs documents jusqu’à l’expiration de leur délai d’utilité administrative et légale.

2L’office détermine la valeur archivistique des documents en concertation avec les autorités cantonales et communales.

3Les autorités cantonales et communales tiennent compte des exigences de l’archivage lors de la conception ou du choix de leurs systèmes de gestion électronique des données.

4L'office supervise la gestion des documents et leur conservation par les autorités cantonales et communales, notamment en avalisant leur politique de gestion des documents pour lesquels le délai d'utilité administrative et légale n'a pas encore expiré.

CHAPITRE 4

Prise en charge des documents

Section 1: Autorités cantonales

Obligation de proposer les documents

Art. 7

Les autorités cantonales ont l’obligation de proposer à l’office les documents dont elles n’ont plus l’utilité administrative et légale.

Détermination du sort final

Art. 8

L’office détermine, en fonction de leur valeur archivistique, le sort final des documents qui lui sont proposés.

Versement et élimination

Art. 9

Les autorités cantonales doivent verser à l’office les documents sélectionnés pour une conservation définitive et éliminer les autres documents proposés.

Tâches de l’office

Art. 10

1L’office est responsable de la conservation définitive et du classement des documents archivés.

2Il assure leur accès selon les dispositions prévues par la présente loi.

3Il veille par ailleurs à la sélection et à la collecte d’archives privées d’intérêt historique, économique, social et culturel et peut conclure des contrats réglant les conditions de leur prise en charge.

Section 2: Autorités communales

Obligation de proposer les documents

Art. 11

Les autorités communales ont l’obligation de proposer au Conseil communal les documents dont elles n’ont plus l’utilité administrative et légale.

Responsabilités

du Conseil communal

Art. 12

1Le Conseil communal est responsable de la gestion des archives communales.

2A ce titre il assure:

a) la détermination du sort final des documents qui lui sont proposés, en concertation avec l’office;

b) le versement aux archives communales des documents sélectionnés pour une conservation définitive et l’élimination des autres documents proposés;

c) la conservation définitive et le classement des documents archivés;

d) l’accès aux archives communales selon les dispositions prévues par la présente loi.

3Il peut collecter des archives privées d’intérêt historique, économique, social et culturel et conclure des contrats réglant les conditions de leur prise en charge par la commune.

CHAPITRE 5

Accès aux archives

Modification du droit en vigueur

Art. 13

[1] 1Toute personne a le droit d’accéder librement aux archives après l’expiration d’un délai de protection de 30 ans, sous réserve des articles 14, 14a et 15.

2Le délai de protection court à partir de la date du document le plus récent d’un même dossier ou d’une même affaire.

Prolongation du délai de protection pour les données personnelles

Art. 14

1Les archives classées selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité sont soumises à un délai de protection de 85 ans, à moins que la personne concernée n’en ait autorisé la consultation.

2Le délai de protection prolongé expire trois ans après le décès de la personne concernée, dans la mesure où le délai de 30 ans au sens de l'article 13 est écoulé.

Délai de protection des dossiers de soins

Art. 14a

[2] 1Les dossiers de soins versés aux archives de l’Etat de Neuchâtel selon la loi de santé, du 6 février 1995[3], sont soumis à un délai de protection illimité.

2Saisi par l’archiviste cantonal-e, le-la médecin cantonal-e autorise la consultation des dossiers de soins pour autant qu’elle ait lieu dans le cadre de projets de recherches dont les résultats ne permettront pas d’identifier les personnes concernées, sauf si le-la patient-e a consenti à la consultation de ses données.

3Le-la médecin cantonal-e peut demander l'avis de la commission d'éthique de la recherche compétente pour évaluer la pertinence de la recherche.

Autres restrictions de l’accès

Art. 15 — L’accès aux archives est limité ou refusé

si:

a) un travail manifestement disproportionné en découle;

b) l’état de conservation des documents archivés le requiert.

Art. 16

La consultation des documents archivés qui, lors de leur production ou au cours de leur utilisation, étaient accessibles au public n’est pas soumise à un délai de protection.

Documents diffusés

Consultation par les autorités

Art. 17

1Les autorités cantonales et communales qui ont versé des documents peuvent les consulter librement pendant le délai de protection.

2La consultation par une autorité des documents versés par une autre autorité est soumise aux mêmes conditions que les demandes de consultation par le public.

Renseignements donnés aux personnes concernées et contestation

Art. 18

1La communication de renseignements aux personnes concernées et le droit d’accès de celles-ci aux archives sont régis par les dispositions de la loi cantonale sur la protection des données (LCPD), du 30 septembre 2008[4].

2Les personnes concernées ne peuvent pas exiger la destruction ni la rectification de données; elles ne peuvent qu’en faire mentionner le caractère litigieux ou inexact.

Consultation pendant le délai de protection

Art. 19

1L’office, respectivement le Conseil communal, accorde à toute personne ou autorité qui en fait la demande l’accès aux documents archivés pendant le délai de protection si aucun intérêt prépondérant public ou privé ne s’y oppose.

2La consultation peut être assortie de charges et de conditions; il peut en particulier être exigé que les données personnelles soient rendues anonymes.

Gratuité et émoluments

Art. 20

1L’accès aux archives est gratuit.

2Un émolument est perçu lorsque des copies sont émises ou que l'accès à un document archivé nécessite un travail d'une certaine importance.

CHAPITRE 6

Utilisation des archives

Inaliénabilité et imprescriptibilité

Art. 21

1Les archives sont inaliénables.

2Elles ne peuvent pas être acquises par prescription.

Exemplaires justificatifs

Art. 22

Les auteurs de travaux et de publications faits à partir d’archives sont tenus d’en indiquer précisément la source et d’en remettre gratuitement un exemplaire à l’office ou au Conseil communal.

Utilisation à des fins commerciales

Art. 23 — 1L’utilisation des archives à des fins

commerciales nécessite une autorisation de l’office ou du Conseil communal.

2Cette autorisation est subordonnée à la conclusion d’un contrat régissant l’utilisation des archives, la perception de frais et une éventuelle participation aux gains du canton ou de la commune.

CHAPITRE 7

Dispositions pénales

Art. 24

1Quiconque intentionnellement ou par négligence:

a) endommage, dissimule, aliène ou détruit des documents archivés;

b) divulgue, sans y avoir été autorisé, des informations contenues dans des documents archivés soumis à un délai de protection;

sera puni d'une amende pouvant aller jusqu'à 40.000 francs.

2La complicité et la tentative sont punissables.

CHAPITRE 8

Procédure et voies de recours

Procédure et voies de recours

Art. 25

Les décisions prises en vertu de la présente loi peuvent faire l’objet d’un recours au département, puis au Tribunal cantonal, conformément à la loi sur la procédure administrative (LPA), du 18 mars 2025[5].

CHAPITRE 9

Dispositions finales

Abrogation

Art. 26

La loi sur les archives de l'Etat, du 9 octobre 1989[6], est abrogée.

Modification du droit en vigueur

Art. 27

La modification du droit en vigueur est réglée dans l'annexe.

Disposition transitoire

Art. 28 — Les autorités disposent d'un délai de

cinq ans dès l'entrée en vigueur de la présente loi pour proposer à l'office, respectivement au Conseil communal, les documents dont, à cette date, elles n'ont plus l'utilité administrative et légale.

Référendum

Art. 29 — La présente loi est soumise au

référendum facultatif.

Entrée en vigueur et publication

Art. 30

1Le Conseil d'Etat fixe la date d'entrée en vigueur de la présente loi.

2Il pourvoit, s'il y a lieu, à sa promulgation et à son exécution.

Loi promulguée par le Conseil d'Etat le 6 avril 2011.

L'entrée en vigueur est fixée avec effet au 1er janvier 2012.

Annexe

(art. 27)

Les actes législatifs ci-après sont modifiés comme suit:

Loi sur les communes (LCo), du 21 décembre 1964[7]

Art. 39

, al. 2[8]

Loi sur la protection des biens culturels (LCPBC), du 27 mars 1995[9]

Art. 8c

; 10a, al. 2; 30, al. 3 et 30a[10]

Loi sur la protection des données (LCPD), du 30 septembre 2008[11]

Art. 24

, al. 1[12]

Loi sur l'organisation du Conseil d'Etat et de l'administration cantonale (LCE), du 22 mars 1983[13]

Art. 26bis — [14]

(*) FO 2011 No 10

[1] Teneur selon L du 29 septembre 2020 (FO 2020 N° 43) avec effet au 1er janvier 2021

[2] Introduit par L du 29 septembre 2020 (FO 2020 N° 43) avec effet au 1er janvier 2021

[3] RSN 800.1

[4] RSN 150.30

[5] RSN 152.130

[6] RLN XV 24

[7] RSN 171.1

[8] Texte inséré dans ladite L

[9] RSN 461.30

[10] Texte inséré dans ladite L

[11] RSN 150.30

[12] Texte inséré dans ladite L

[13] RSN 152.100

[14] Texte inséré dans ladite L