Die folgenden Stellen bearbeiten die Daten der Personaldossiers, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist:
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Arbeitgebende dürfen auch besonders schützenswerte Personaldaten (einschliesslich Gesundheitsdaten) bearbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Art. 20 BPDV erlaubt damit die Verarbeitung der für Personalbeurteilung, -entwicklung, -erhaltung, Weiterbildung und Lohnabrechnung relevanten Daten. Die Entscheidung zur Dokumentation bestimmter Angaben (z. B. zu gesundheitlicher Situation, Leistung oder Potenzial) ist nicht grundsätzlich verpflichtend, weil einschlägige "kann"-Vorschriften eine solche Dokumentationspflicht nicht vorsehen.
“58 ff.). Hingegen stellt ein Personaldossier regelmässig eine Dokumentation eines bestimmten Arbeitsverhältnisses - zumeist ab Vertragsschluss - dar. Es beinhaltet die wesentlichen Unterlagen, welche Grundlage für die Beurteilung des Arbeitnehmers und dessen berufliche (Weiter-)Entwicklung bilden, gegebenenfalls auch Abwesenheiten - beispielsweise aufgrund von Krankheit - dokumentieren oder dessen Verhalten und allenfalls ergriffene Massnahmen festhalten, etc. (vgl. Barbara Meyer, Fragen und Antworten rund ums Personaldossier, in: Treuhand-Kammer [Hrsg.], Der Schweizer Treuhänder, Nr. 5/15, S. 351; in diesem Sinne auch Art. 19 Abs. 1 der Verordnung über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals vom 22. November 2017 [BPDV, SR 172.220.111.4]). In diesem Sinne hält auch Art. 27 Abs. 1 BPG fest, dass der Arbeitgeber Daten seiner Angestellten zur Erfüllung der gemäss Gesetz festgelegten Aufgaben in physischer und elektronischer Form zu bearbeiten hat (Art. 27 Abs. 1 Bst. a-f BPG und Art. 20 BPDV). Ebenso wird ihm die Kompetenz erteilt, die zur Erfüllung seiner Aufgaben nach Art. 1 notwendigen Daten seines Personals, einschliesslich besonders schützenswerten Daten, zu bearbeiten (Art. 27 Abs. 2 Bst. a-e BPG und Art. 20 BPDV). Mit dieser Bestimmung wird - wenn auch nicht ausdrücklich - im Grundsatz die Pflicht des Arbeitgebers festgehalten, die Daten seiner Angestellten zugunsten der Personalentwicklung, der Personalerhaltung und Weiterbildung, der Förderung und Qualifikationen von Mitarbeitenden, der Lohn- und Gehaltsabrechnung etc. zu dokumentieren (Art. 27 Abs. 1 BPG). Aufgrund der "kann"-Vorschriften von Art. 27 Abs. 2 BPG und Art. 19 BPDV erfolgt indessen die Dokumentierung betreffend Person, gesundheitliche Situation, Angaben zu Leistung und Potential etc. nicht verpflichtend (analog zur zivilrechtlichen Regelung von Art. 328b des Schweizerischen Obligationenrechts vom 30. März 1911 [OR, SR 220]; vgl. Meyer, a.a.O., S. 352).”