244•Verordnung über die Archive der Notariate
244Verordnung01.05.2012
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}(vom 7. Dezember 2011)¹,²
Das Obergericht,
gestützt auf § 32 des Notariatsgesetzes vom 9. Juni 1985⁴ und § 6 Abs. 1 des Archivgesetzes vom 24. September 1995⁵,
beschliesst:
Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der Notariate, Grundbuch- und Konkursämter sowie des Schiffregisteramtes.
Das Notariatsarchiv bezweckt, sämtliche im Geschäftsbetrieb erstellten oder beigezogenen Akten zur weiteren Benützung durch die Parteien, Amtsstellen oder Dritte zu gewährleisten.
Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen im Sinne von § 3 des Archivgesetzes⁵, die durch die in § 1 genannten Ämter erstellt oder beigezogen wurden.
Die Aufsicht über das Archivwesen der Notariate obliegt dem Obergericht.
¹ Über sämtliche Akten, die länger als zehn Jahre aufzubewahren sind, ist ein nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis zu führen. Dieses wird elektronisch geführt.
² Die Akten sind mit den dem Archivverzeichnis entsprechenden Signaturen und Aufschriften zu versehen und nach diesen geordnet aufzubewahren.
Die Notariatsbibliothek wird von den Vorschriften dieser Verordnung nicht erfasst.
1.7.12-77
Verordnung über die Archive der Notariate
Herausgabe und Einsichtnahme
suchungsbehörden ausgehändigt werden, aber nur so weit, als sie dem Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Ersatz durch beglaubigte Abschriften, durch Fotokopien oder durch die persönliche Ein- vernahme des Notariates nicht erlauben. Beim Notariat bleibt eine beglaubigte Kopie bei den Akten. Nach Abschluss des Verfahrens sind die Belege dem Notariat zurückgegeben.
² Anderen Amtsstellen und Dritten sind sie nach Prüfung der Ein- sichtsberechtigung in den Amtsräumen vorzulegen.
Elektronische Dokumentenverwaltung
der Einführung des informatisierten Grundbuches die Hauptbücher sowie die Servitutenprotokolle erfasst.
² Ab der Einführung des informatisierten Grundbuches werden die Hauptbelege A in die elektronische Dokumentenverwaltung einge- lesen. Die Original-Papierakten sind geordnet und sicher aufzubewah- ren.
³ Die elektronischen Akten sind so zu speichern, dass die Anforder- ungen an die digitale Langzeitsicherung, insbesondere Authentizität, Integrität und dauerhafte Lesbarkeit, erfüllt werden.
⁴ Das Obergericht kann die elektronische Dokumentenverwaltung auf weitere Akten ausdehnen.
⁵ Akten, die für die elektronische Dokumentenverwaltung vorge- sehen sind, dürfen das Format DIN A3 nicht überschreiten.
Erstellung authentischer Kopien
stellung von authentischen Kopien der Originalakten.
der Akten
Aufbewahrungsdauer
gen im Anhang dieser Verordnung.
² Für eingebundene Verzeichnisse und Akten berechnet sich die Frist nach dem letzten Eintrag oder Erledigungsvermerk.
Anbietung der elektronischen Akten
disch durch das Notariatsinspektorat angeboten.
Verordnung über die Archive der Notariate
¹ Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. spätestens nach 100 Jahren sind die Akten dem Staatsarchiv anzubieten.
Anbietung der übrigen Akten
² Akten, welche in der elektronischen Dokumentenverwaltung erfasst wurden, können dem Staatsarchiv vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer angeboten werden.
³ Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Verzeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Verfügungsgewalt auf das Staatsarchiv über.
¹ Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern die Akten nicht dauernd im Notariatsarchiv aufzubewahren sind.
² Es ist dafür zu sorgen, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist.
Vernichtung
Das in Buchform oder auf losen Blättern geführte Archivbuch ist innert fünf Jahren nach Inkrafttreten dieser Verordnung in das elektronische Archivverzeichnis zu übertragen.
Archivverzeichnis
Die Verordnung über die Archive der Notariate vom 14. Dezember 1988 wird aufgehoben.
Aufhebung bisherigen Rechts
Diese Verordnung bedarf der Genehmigung³ des Bundes. Die Verwaltungskommission des Obergerichts bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens.
Inkrafttreten
1.7.12-77
¹ OS 67, 123; Begründung siehe ABl 2012, 273.
² Inkrafttreten: 1. Mai 2012.
³ Vom Bund genehmigt am 25. Januar 2012.
⁴ LS 242.
⁵ LS 432.11; heute: LS 170.6.
Verordnung über die Archive der Notariate
Anhang
| Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|---|
| 1 | Grundbuchbereich und Notariatsbereich A | ||
| 1.1 | Grundbuch | ||
| 1.1.1 | Grundbuchprotokolle, Grundregister, Grundbücher | Grundbuchkollektivblätter und Grundregisterkollektivblätter samt Liegenschaftsbeschreibungen | zeitlich unbeschränkt |
| 1.1.2 | Hauptbelege A | Grundbuchbelege, Planakten | zeitlich unbeschränkt |
| 1.1.3 | Tagebücher | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.1.4 | Vermessungspläne | Grundbuchpläne, Mutationen | zeitlich unbeschränkt |
| 1.2 | Hilfsregister | ||
| 1.2.1 | Eidgenössische Hilfsregister | ||
| 1.2.1.1 | Eigentümerverzeichnis | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.2.1.2 | Gäubigerregister | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.2.2 | Kantonale Hilfsregister | ||
| 1.2.2.1 | Servitutenprotokoll | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.2.2.2 | Grundkataster | Lose Grundkataster können vernichtet werden, wenn sie unter Beibehaltung der gleichen Nummer durch neue Karten ersetzt werden. | zeitlich unbeschränkt |
| 1.2.2.3 | Verzeichnis der Korporations-teilsrechte | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.2.2.4 | Strassenverzeichnis | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.2.2.5 | Verzeichnis der öffentlichen Gewässer | zeitlich unbeschränkt |
Verordnung über die Archive der Notariate
| Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|---|
| 1.2.2.6 | Flurwegverzeichnis | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.2.2.7 | Schuldbriefregister | Titelkontrolle, Pfandtitelverzeichnis | 30 Jahre |
| 1.1.2.8 | Sammlung der Doppel der Anzeigen an die Grundpfandgläubiger und das dazugehörende Verzeichnis | 10 Jahre | |
| 1.2.3 | Aufgehobene Hilfsregister | Pfandbuch, Berichtigungsbuch, Urkundenbuch A | zeitlich unbeschränkt |
| 1.3 | Diverses | ||
| 1.3.1 | Auszugskontrolle | 10 Jahre | |
| 1.3.2 | Empfangsscheine zum Schuldbriefregister | 10 Jahre | |
| 1.3.3 | Gelöschte Grundpfandtitel | Die Vernichtung gelöschter Grundpfandtitel richtet sich nach den Bestimmungen der kantonalen Grundbuchverordnung. | |
| 1.3.4 | Nebenbelege A | Pläne und wichtige Aktenstücke sind dauernd aufzubewahren. | 30 Jahre |
| 1.3.5 | Akten zur Grundbucheinführung, Verzeichnis der Streitfälle, Akten von Güterzusammenlegungen, Akten von Waldzusammenlegungen | 80 Jahre nach Einführung des jeweiligen Grundbuchs | |
| 1.3.6 | Handänderungsanzeigen und Beurkundungsanzeigen | 10 Jahre | |
| 1.3.7 | Verzeichnis der noch nicht angemeldeten beurkundeten Grundbuchgeschäfte | Beurkundungsverzeichnis | 30 Jahre |
| 1.4 | Schiffsregister | ||
| 1.4.1 | Hauptbuch | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.4.2 | Tagebuch | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.4.3 | Hilfsregister | Eigentümerverzeichnis, Gläubigerregister, Pfändungsregister, Berichtigungsbuch | zeitlich unbeschränkt |
1.7.12 - 77
Verordnung über die Archive der Notariate
| Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|---|
| 2 | Notariatsbereich B | ||
| 2.1 | Hauptbelege B | Protokollbücher und Belege (Urkundenbuch B) | 80 Jahre |
| 2.2 | Nebenbelege B | 30 Jahre | |
| 2.3 | Testamentskontrolle | 80 Jahre | |
| 2.4 | Testatorenkartei | 80 Jahre | |
| 2.5 | Akten Testamentskontrolle | 30 Jahre | |
| 2.6 | Geschäftsverzeichnis über Erbschaftssachen und andere Verwaltungsgeschäfte | 80 Jahre | |
| 2.7 | Protokolle zu Verwaltungs-geschäften (Erbschaftssachen und dergleichen) | 40 Jahre seit Beendigung der Verfahren | |
| 2.8 | Akten zu Erbschaftssachen und anderen Verwaltungsgeschäften | 10 Jahre seit Beendigung der Verfahren | |
| 2.9 | Depositenverzeichnis und dazugehörende Akten | 30 Jahre | |
| 2.10 | Beglaubigungskontrolle mit dem Unterschriftenbuch und dazugehörende Akten | 30 Jahre | |
| 2.11 | Wechselkontrolle | 30 Jahre | |
| 2.12 | Sammlung der Wechselprotest-kopien und dazugehörende Akten | 10 Jahre | |
| 3 | Konkursbereich | ||
| 3.1 | Konkursprotokolle und Konkursverzeichnisse | 40 Jahre seit Beendigung der Verfahren | |
| 3.2 | Akten in Schuldbetreibungs- und Konkurssachen | 10 Jahre seit Beendigung der Verfahren | |
| 3.3 | Wertschriftenverzeichnis in Konkursen | 30 Jahre |
Verordnung über die Archive der Notariate
| Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|---|
| 3.4 | Akten zum Wertschriftenverzeichnis in Konkursen | 10 Jahre | |
| 4 | Diverses | ||
| 4.1 | Rechnungsführung | ||
| 4.1.1 | Journalhauptbücher und Kontokorrente | 30 Jahre | |
| 4.1.2 | Hilfsbücher und Belege zur Buchhaltung | 10 Jahre | |
| 4.1.3 | Rechnungsdoppel | 10 Jahre | |
| 4.2 | Personalakten | Die Aufbewahrung von Personalakten richtet sich nach der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (LS 177.111). | |
| 4.3 | Archivverzeichnis | Archivbuch | zeitlich unbeschränkt |
| 4.4 | Akten zum Archivverzeichnis | 30 Jahre | |
| 4.5 | Aktenausgangskontrolle | 30 Jahre |
1.7.12 - 77