Commentaires: Art. 3

Les collaborateurs du SRC qui attribuent les documents originaux à un système d’information au sens de l’art. 1, al. 1, examinent avant leur classement:
1. s’il y a suffisamment d’éléments indiquant qu’ils ont une relation avec les tâches définies à l’art. 6 LRens;
2. si les restrictions de traitement des données énoncées à l’art. 5, al. 5, LRens, sont respectées, et
3. si les informations contenues dans les documents originaux sont exactes et pertinentes sur la base de la qualité des sources et du genre de transmission.
En cas de doute, ils contrôlent le contenu du document original concerné.
Si le résultat du contrôle est négatif, les collaborateurs détruisent le document original ou le renvoient à l’expéditeur s’il s’avère qu’il provient d’une autorité d’exécution cantonale.
Les documents originaux qui contiennent des informations sur plusieurs personnes sont évalués dans leur globalité.
S’il est évident, sur la base de la définition annuelle des thématiques prioritaires traitées par le SRC, qu’un document original doit être classé dans IASA SRC, le collaborateur l’attribue directement à ce système d’information.
Lorsque des données doivent être versées dans le système INDEX SRC dans les domaines visés par l’art. 29, let. b et c, le contrôle au sens de l’al. 1 incombe au collaborateur de l’autorité d’exécution cantonale en charge de cette tâche.
Le SRC peut rendre possible la recherche de données dans les systèmes d’information et de stockage de données grâce à la reconnaissance optique de caractères (ROC).
Il détruit les supports de données qui sont numérisés et classés en tant que documents originaux.