rsg_b5_07p01•rsGE B 5 07.01: Règlement d'application de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte au sein de l'Etat (RPLA)
rsg_b5_07p01RPLALoi1 janv. 1900
1 Les lanceuses et lanceurs d'alerte potentiels peuvent demander, de manière confidentielle, des renseignements au groupe de confiance portant principalement sur :
a) la définition des lanceuses et lanceurs d'alerte;
b) la forme et le contenu d'un signalement d’irrégularités (ci-après : signalement);
c) la possibilité d'effectuer un signalement de manière anonyme;
d) la notion de confidentialité de l'identité des lanceuses et lanceurs d'alerte;
e) les différentes instances compétentes et leurs domaines de compétence respectifs;
f) la protection des lanceuses et lanceurs d'alerte et des témoins.
2 Des informations peuvent être demandées par divers moyens tels que téléphone, courrier électronique, courrier ou lors d'un entretien confidentiel avec le groupe de confiance; les demandes peuvent également être formulées de manière anonyme, notamment par le biais d'une plateforme d'échange externe sécurisée qui garantit l'anonymat.
3 Des informations figurent sur les pages Internet du groupe de confiance.
Conseils et orientation
Le groupe de confiance conseille de manière confidentielle les lanceuses et lanceurs d'alerte potentiels et les oriente vers la ou les entités compétentes.
Section 2 Priorité et coordination
Priorité de traitement des signalements (art. 5, al. 2, de la loi)
Si l'employeur ainsi qu'une autre entité sont saisis d'un même signalement, il revient à l'employeur de le traiter en priorité.
Coordination
Entre l’entité chargée de la protection et celle ayant reçu le signalement (art. 8, al. 6, 2e phrase, de la loi)
1 L’entité chargée de la protection peut demander à l'entité qui a reçu un signalement de lui confirmer si des lanceuses et lanceurs d'alerte ou des témoins ont bien un tel statut.
Entre entités saisies d’un signalement
2 Lorsque le traitement du signalement sort du champ de compétences de l'entité saisie, cette dernière – lorsqu'elle n'est pas l'employeur – propose aux lanceuses et lanceurs d'alerte de le transmettre à une entité plus à même de le traiter. A défaut d'accord, le signalement est classé.
3 Lorsque les lanceuses et lanceurs d'alerte annoncent qu'ils ont saisi plusieurs entités d'un même signalement – hors employeur –, ces dernières communiquent entre elles – après accord des lanceuses et lanceurs d'alerte – pour déterminer l'entité la plus à même de traiter le signalement.
4 L'entité désignée comme la plus à même de traiter le signalement informe les lanceuses et lanceurs d'alerte de ce choix et traite le signalement. L'autre ou les autres entités saisies le classent.
5 Si les lanceuses et lanceurs d'alerte ne donnent pas leur accord à l'échange entre entités saisies d'un même signalement, chaque entité ayant demandé cet accord peut classer le signalement.
Section 3 Protection par d'autres dispositifs que le groupe de confiance (art. 8, al. 3 et 4, de la loi)
1 Un dispositif de protection des lanceuses et lanceurs d'alerte et des témoins remplit les critères d'équivalence avec le groupe de confiance :
a) lorsqu’il est indépendant;
b) lorsqu’il garantit la confidentialité;
c) lorsque ses membres sont qualifiés pour les tâches y relatives;
d) lorsqu’il est directement accessible par le personnel concerné; et
e) lorsque les autorités ou institutions ont mis en place un dispositif de protection de la personnalité.
2 Pour les autorités ou institutions qui emploient moins de 500 personnes, le critère d'indépendance visé à l'alinéa 1, lettre a, n'est réalisé que si le dispositif de protection est externe à ces dernières.
Validation des dispositifs
Le Conseil d'Etat, sur préavis de l'office cantonal de l'inspection et des relations du travail, est chargé de valider les dispositifs de protection autres que le groupe de confiance, excepté pour le personnel des entités visées à l'article 2, lettres b à d, de la loi.
Chapitre II Groupe de confiance
Section 1 Signalement auprès du groupe de confiance
1 Le signalement auprès du groupe de confiance s'effectue par écrit.
2 Il peut également être effectué par tout moyen écrit permettant de dialoguer avec les lanceuses et lanceurs d'alerte qui garantit l'anonymat (par exemple via une plateforme externe sécurisée).
Section 2 Traitement du signalement par le groupe de confiance (art. 6, al. 1, de la loi)
1 Le groupe de confiance détermine préalablement si les conditions légales du lancement d'une alerte sont réalisées, dont notamment la vraisemblance d'irrégularités.
2 Il se renseigne auprès des lanceuses et lanceurs d’alerte pour savoir si une autre entité traite ou a déjà traité le même signalement.
3 Les lanceuses et lanceurs d'alerte sont entendus, lorsque cela est possible, lors d'un entretien confidentiel avec le groupe de confiance.
Transmission du signalement (art. 5, al. 4, de la loi)
1 Lorsque le signalement porte sur des faits susceptibles de constituer un crime ou un délit poursuivi d’office, le groupe de confiance le transmet au Ministère public et en informe les lanceuses et lanceurs d'alerte.
2 Dans les autres cas que ceux visés à l’alinéa 1, lorsque le traitement du signalement sort du champ de compétences du groupe de confiance, l'article 4, alinéa 2, est applicable.
1 Si les conditions légales du lancement d'une alerte ne sont pas réalisées, le groupe de confiance classe l'alerte.
2 L'alerte peut également être classée s'il est impossible d'obtenir les renseignements demandés auprès des lanceuses et lanceurs d'alerte ou dans les autres cas mentionnés à l'article 4, alinéas 2, 4 et 5.
3 Les lanceuses et lanceurs d'alerte sont informés du classement.
1 L'employeur ainsi que les lanceuses et lanceurs d'alerte sont informés du début du traitement du signalement.
2 L'employeur ainsi que les lanceuses et lanceurs d'alerte collaborent avec le groupe de confiance afin que ce dernier puisse traiter le signalement.
3 Le groupe de confiance a accès à tous les renseignements et à toutes les pièces utiles au traitement d'un signalement.
4 Le secret de fonction n’est pas opposable au groupe de confiance, le secret fiscal et les autres secrets institués par le droit cantonal ou fédéral étant toutefois réservés.
1 Le groupe de confiance peut entendre toute personne susceptible de lui apporter des renseignements concernant le signalement, notamment des témoins.
2 Les auditions font l'objet d'un compte rendu soumis pour approbation à la personne entendue.
3 Lorsque le groupe de confiance l'estime pertinent, il peut effectuer des analyses du climat de travail, notamment par le biais de sondages anonymes.
1 A l'issue du traitement de l'alerte, le groupe de confiance fait part de ses conclusions à l'employeur.
2 Les lanceuses et lanceurs d'alerte sont informés de la remise de ces conclusions mais non de leur contenu.
3 L'employeur informe le groupe de confiance du type de mesures prises suite à la remise desdites conclusions.
Section 3 Protection par le groupe de confiance (art. 8, al. 2, 1re phrase, de la loi)
1 Les lanceuses et lanceurs d'alerte ou les témoins qui estiment faire l'objet de désavantages professionnels subis en raison du signalement ou d'un témoignage apporté en lien avec un signalement peuvent en informer le groupe de confiance et demander à être protégés.
2 Elles ou ils sont entendus lors d'un entretien confidentiel par le groupe de confiance.
3 Les lanceuses et lanceurs d’alerte qui souhaitent rester anonymes ne peuvent être protégés.
Evaluation
Le groupe de confiance examine la vraisemblance :
a) des désavantages professionnels allégués;
b) du lien entre les désavantages allégués et le signalement ou le témoignage.
1 Si les désavantages professionnels sont vraisemblables et qu'ils semblent en lien avec le signalement ou le témoignage, le groupe de confiance entre en matière et consulte l'employeur des lanceuses et lanceurs d'alerte ou des témoins – avec l'accord de ces derniers –, en lui demandant sa perception de la situation et les mesures de protection envisagées.
2 Si les désavantages professionnels ne sont pas vraisemblables ou s'il n'y a pas de lien entre ces derniers et le signalement ou le témoignage, le groupe de confiance ne donne pas suite à la demande de protection et en informe les lanceuses et lanceurs d'alerte ou les témoins.
1 Après accord des lanceuses et lanceurs d'alerte ou des témoins, le groupe de confiance transmet par écrit à l'employeur une recommandation de mesures de protection.
2 Les lanceuses et lanceurs d'alerte ou les témoins reçoivent une copie de la recommandation.
Information du groupe de confiance
L'employeur informe le groupe de confiance des mesures prises.
Atteinte à la personnalité (art. 8, al. 2, 2e phrase, de la loi)
Si les conséquences d'un signalement ou d'un témoignage prennent la forme d'une atteinte à la personnalité, la procédure prévue par le règlement relatif à la protection de la personnalité à l'Etat de Genève, du 12 décembre 2012, est applicable pour la protection des lanceuses et lanceurs d’alerte et des témoins.
Section 4 Procédure et modalités financières (art. 8, al. 5, de la loi)
signalement
1 Tout employeur – hormis celui dont le personnel est visé par l'article 2, lettres a à d, de la loi – qui souhaite faire appel au groupe de confiance pour le signalement conclut une convention avec ce dernier.
2 La convention peut être résiliée pour la fin d'une année moyennant un préavis minimum de 12 mois.
Protection hors groupe de confiance
Lorsqu'un employeur – hormis celui dont le personnel est visé par l'article 2, lettres a et b, de la loi – ne souhaite plus faire appel au groupe de confiance pour la protection des lanceuses et lanceurs d'alerte ainsi que des témoins membres de son personnel, il en informe le groupe de confiance ainsi que le Conseil d’Etat. Le nouveau dispositif est effectif 6 mois après cette annonce, pour autant qu’il ait été validé conformément aux articles 5 et 6 du présent règlement.
1 Tout employeur qui fait appel au groupe de confiance pour le signalement – hormis pour celui dont le personnel est visé par l'article 2, lettres a à d, de la loi – ou pour la protection de son personnel – hormis celui dont le personnel est visé par l'article 2, lettres a et b, de la loi – participe financièrement aux coûts y relatifs.
2 Les coûts mentionnés à l’alinéa 1 sont fixés en tenant compte du nombre de personnes employées et de la couverture des frais du groupe de confiance.
3 Les tarifs annuels sont les suivants :
a)
traitement du signalement
13 francs par employée ou employé
b)
protection
7 francs par employée ou employé
4 Les autorités ou institutions qui font déjà appel au groupe de confiance pour la protection de la personnalité de leur personnel sont exemptées de participation financière pour la prestation de protection découlant de la loi.
5 Les tarifs sont revus périodiquement.
Chapitre III Règles applicables au sein de l'administration cantonale
Section 1 Référentes alerte
1 La direction des ressources humaines de chaque département ainsi que de la chancellerie d'Etat fait office de référente alerte. La secrétaire générale ou le secrétaire général de chaque département, respectivement la vice-chancelière ou le vice-chancelier, peut toutefois désigner si nécessaire une personne occupant une autre fonction.
2 Les référentes alertes s’assurent du suivi de l'intégralité des processus de traitement des signalements et de protection prévus par la loi ainsi que de l'accompagnement des hiérarchies concernées.
3 Les référentes alertes échangent régulièrement entre elles sur leurs pratiques dans le respect de la confidentialité et de la protection des données.
Section 2 Signalement et transmission de l'alerte
l'administration cantonale (art. 5, al. 2, et 9, al. 1, de la loi)
1 Les lanceuses et lanceurs d'alerte qui font partie du personnel visé à l'article 2, lettre a, de la loi effectuent le signalement auprès de leur hiérarchie directe.
2 Lorsque le signalement auprès de la hiérarchie directe n’est pas approprié, les lanceuses et lanceurs d'alerte peuvent s'adresser à la hiérarchie supérieure, subsidiairement au Conseil d'Etat.
3 Le signalement s'effectue par oral avant d’être formalisé par écrit, ou par écrit directement.
4 Il peut également être effectué par tout moyen écrit permettant de dialoguer avec les lanceuses et lanceurs d'alerte qui garantit l'anonymat (par exemple via une plateforme externe sécurisée).
1 La hiérarchie ayant reçu le signalement le communique par écrit à la référente alerte du ou des départements concernés, respectivement de la chancellerie d’Etat.
2 La référente alerte du ou des départements concernés, respectivement de la chancellerie d’Etat, est également informée en cas de transmission d'une dénonciation au Ministère public qui découle du signalement dans le cadre de l'obligation de dénoncer visée aux articles 5, alinéa 4, et 9, alinéa 2, de la loi.
Section 3 Traitement du signalement et protection (art. 6, 8, al. 1, et 9, al. 1, de la loi)
1 Si les conditions légales du lancement d'une alerte ne sont pas réalisées, la hiérarchie classe l'alerte.
2 Les lanceuses et lanceurs d'alerte et la référente alerte sont informés du classement.
1 La hiérarchie qui a reçu le signalement l'instruit sans délai.
2 Elle établit les faits.
1 Sur la base des faits établis et après concertation avec la référente alerte du ou des départements concernés, respectivement de la chancellerie d'Etat, la hiérarchie ou l'autorité compétente au sens de l'article 1A du règlement d'application de la loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999, ou de l’article 1B du règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B, du 12 juin 2002, prend les mesures nécessaires à la cessation des irrégularités ou classe le signalement.
2 Lorsque les faits ont été établis par toute autre entité saisie d'un signalement, après concertation avec la référente alerte du ou des départements concernés, respectivement de la chancellerie d’Etat, la hiérarchie ou l'autorité compétente visée à l’alinéa 1 prend les mesures nécessaires à la cessation des irrégularités sur la base des conclusions de ladite entité.
3 Si les conclusions de l'entité ne font état d'aucune irrégularité, aucune mesure n'est prise.
et aux mesures prises
1 La hiérarchie ou l’autorité compétente visée à l'article 28 informe les lanceuses et lanceurs d'alerte que leur signalement a été traité mais non des mesures prises.
2 Lorsque les faits ont été instruits par une autre entité, la hiérarchie ou l'autorité compétente informe cette dernière du type de mesures prises.
3 Les référentes alerte sont également informées du type de mesures prises.
1 Les lanceuses et lanceurs d’alerte ou les témoins qui estiment faire l’objet de désavantages professionnels subis en raison du signalement ou d’un témoignage apporté en lien avec un signalement peuvent demander à leur hiérarchie à être protégés.
2 Les lanceuses et lanceurs d’alerte qui souhaitent rester anonymes ne peuvent être protégés.
Classement
Si les désavantages professionnels ne sont pas vraisemblables ou s'il n'y a pas de lien entre ces derniers et le signalement ou le témoignage, la hiérarchie ne donne pas suite à la demande de protection et en informe les lanceuses et lanceurs d'alerte ou les témoins ainsi que la référente alerte.
1 La hiérarchie ou l’autorité compétente au sens de l'article 1A du règlement d'application de la loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999, ou de l’article 1B du règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B, du 12 juin 2002, prend les mesures de protection nécessaires lorsque les lanceuses et lanceurs d’alerte ou les témoins ont rendu vraisemblable qu’elles ou ils ont subi un désavantage professionnel en lien avec leur signalement ou leur témoignage.
2 La hiérarchie ou l’autorité compétente visée à l’alinéa 1 prend également les mesures nécessaires de protection sur la base des recommandations du groupe de confiance.
1 Les lanceuses et lanceurs d'alerte ou les témoins sont informés par la hiérarchie ou l’autorité compétente visée à l’article 32, alinéa 1, des mesures de protection prises à leur égard.
2 Les référentes alerte sont également informées des mesures de protection qui ont été prises.
Chapitre IV Service d'audit interne de l'Etat de Genève
Section 1 Signalement auprès du service d'audit interne de l'Etat de Genève (art. 5, al. 3, de la loi)
l’Etat de Genève
1 Le signalement auprès du service d’audit interne de l’Etat de Genève s'effectue par écrit.
2 Il peut également être effectué par tout moyen écrit permettant de dialoguer avec les lanceuses et lanceurs d'alerte qui garantit l'anonymat (par exemple via une plateforme externe sécurisée).
Section 2 Traitement du signalement par le service d'audit interne de l'Etat de Genève (art. 6, al. 1, de la loi)
1 Le service d’audit interne de l’Etat de Genève détermine préalablement si les conditions légales du lancement d'une alerte sont réalisées, dont notamment la vraisemblance d'irrégularités.
2 Il se renseigne auprès des lanceuses et lanceurs d’alerte pour savoir si une autre entité traite ou a déjà traité le même signalement.
3 Les lanceuses et lanceurs d'alerte sont entendus, lorsque cela est possible, lors d'un entretien confidentiel avec le service d’audit interne de l’Etat de Genève.
Transmission du signalement (art. 5, al. 4, de la loi)
1 Lorsque le signalement porte sur des faits susceptibles de constituer un crime ou un délit poursuivi d’office, le service d’audit interne de l’Etat de Genève le transmet au Ministère public et en informe les lanceuses et lanceurs d'alerte.
2 Dans les autres cas que ceux visés à l’alinéa 1, lorsque le traitement du signalement sort du champ de compétences du service d’audit interne de l’Etat de Genève, l'article 4, alinéa 2, est applicable.
1 Si les conditions légales du lancement d'une alerte ne sont pas réalisées, le service d’audit interne de l’Etat de Genève classe l'alerte.
2 L'alerte peut également être classée s'il est impossible d'obtenir les renseignements demandés auprès des lanceuses et lanceurs d'alerte ou dans les autres cas mentionnés à l'article 4, alinéas 2, 4 et 5.
3 Les lanceuses et lanceurs d'alerte sont informés du classement.
1 L'employeur ainsi que les lanceuses et lanceurs d'alerte sont informés du début du traitement du signalement.
2 L'employeur ainsi que les lanceuses et lanceurs d'alerte collaborent avec le service d’audit interne de l’Etat de Genève afin que ce dernier puisse traiter le signalement.
3 Le service d’audit interne de l’Etat de Genève a accès à tous les renseignements et à toutes les pièces utiles au traitement d'un signalement.
Traitement
Le service d’audit interne de l’Etat de Genève peut entendre toute personne susceptible de lui apporter des renseignements concernant le signalement, notamment des témoins.
1 A l'issue du traitement du signalement, le service d’audit interne de l’Etat de Genève fait part de ses conclusions à l'employeur.
2 Les lanceuses et lanceurs d'alerte sont informés de la remise de ces conclusions mais non de leur contenu.
3 L'employeur informe le service d’audit interne de l’Etat de Genève du type de mesures prises suite à la remise desdites conclusions.
Chapitre V Dispositions finales et transitoires
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le 26 mars 2022.
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