RÈGLEMENT 810.31.1 fixant les normes relatives à la comptabilité, au contrôle des comptes et à l'analyse des établissements médico-sociaux, des lits de type C des hôpitaux et des centres de traitement et de réadaptation, reconnus d'intérêt public, ainsi que des homes non médicalisés

du 7 mai 2008

Préambule

LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD vu la loi du 5 décembre 1978 sur la planification et le financement des établissements sanitaires d'intérêt public (ci-après : LPFES) [A] vu la loi du 13 novembre 2007 sur les prestations complémentaires à l'assurance-vieillesse, survivants et invalidité (ci-après : LVPC) [B] vu la loi du 24 janvier 2006 d'aide aux personnes recourant à l'action médico-sociale (ci-après : LAPRAMS) [C] vu le préavis du Département de la santé et de l'action sociale (ci-après : le département) arrête

Art. 1 - Champ d'application [ 2 ]

1 Sont soumis au présent règlement : (ci-après : les établissements).

2 Sont également soumis au présent règlement les entités gérant plusieurs établissements dans le cadre d'un regroupement (ci-après : les entités).

3 Est exclu du champ d'application du présent règlement le CHUV, dans la mesure où il exploite des lits de type C.

Art. 2 - But [ 2 ]

1 Le présent règlement fixe la forme et la teneur des informations comptables, financières et statistiques que les établissements et les entités sont tenus de communiquer à l'Etat, afin de satisfaire au contrôle de l'utilisation des subventions et des aides individuelles ainsi qu'à l'établissement des bases économiques de la participation financière des résidents et des frais pris en compte au titre de la LVPC[B] et de la LAPRAMS[C] .

2 A cette fin, il définit :

Art. 3 - Autorité compétente [ ... ]

1 Le Service des assurances sociales et de l'hébergement (ci-après : le SASH) est l'autorité d'application du présent règlement.

Art. 4 - Principes et directives comptables [ ... ]

1 Les établissements et les entités établissent des comptes annuels et remplissent la formule de reporting à l'intention du SASH.

2 Les comptes annuels et la formule de reporting sont établis conformément aux dispositions légales et aux principes comptables applicables à la forme juridique que revêt l'établissement ou l'entité ainsi qu'aux directives comptables édictées par le SASH.

3 Le SASH fixe annuellement les directives comptables applicables aux établissements et aux entités.

Art. 5 - Plan comptable [ ... ]

1 Les établissements et les entités sont tenus d'appliquer le plan comptable de référence élaboré par le SASH.

Art. 6 - Reporting [ ... ]

1 La formule de reporting applicable aux établissements et aux entités se compose :

2 La formule de reporting se présente sous une forme informatisée. Son utilisation est obligatoire pour les établissements et les entités.

3 Le SASH examine annuellement l'opportunité de modifier la formule de reporting.

Art. 7 - Documents remis [ 1, ... ]

1 Sur la base de la directive édictée par le SASH, les établissements et les entités doivent lui fournir :

2 Le certificat de salaire du directeur, tel que fourni à l'administration cantonale des impôts, est adressé sous pli séparé au Chef de service du SASH.

Art. 8 - Délai pour la remise des documents [ ... ]

1 Les documents requis doivent parvenir au SASH au plus tard le 31 mai de chaque année.

2 En cas de cession d'un établissement en cours d'exercice, l'ancienne direction remet au SASH, une fois les comptes clôturés, un reporting correspondant à la période de fin d'activité.

Art. 9 - Organe de révision

1 L'organe suprême de l'établissement ou de l'entité désigne comme organe de révision un expert-réviseur agréé au sens de la loi sur la surveillance de la révision (LSR)[D] et de l'ordonnance sur la surveillance de la révision (OSRev).

2 Lorsque l'organe de révision désigné est une entreprise de révision, la personne appelée à fournir les prestations en matière de révision doit elle-même être un expert-réviseur agréé.

Art. 10 - Indépendance de l'organe de révision et incompatibilité

1 L'organe de révision doit être indépendant et former son appréciation en toute objectivité. A ce titre, il est tenu de respecter les conditions posées par l'article 728 du code des obligations (CO)[E] en matière d'indépendance des experts-réviseurs.

Art. 11 - Attributions [ ... ]

1 L'organe de révision s'assure chaque année :

2 Dans le cadre de l'examen de l'affectation conforme des ressources allouées, le SASH peut décider annuellement de points particuliers de contrôle à examiner par l'organe de révision.

Art. 12 - Rapport et vérification des comptes [ ... ]

1 L'organe de révision établit à l'intention du SASH un rapport écrit sur le résultat de ses vérifications. Le modèle figurant en annexe au présent règlement est applicable.

2 Ce rapport intègre :

3 Le résultat du contrôle mentionné à l'article 11, alinéa 2, du présent règlement fait l'objet d'un rapport spécifique documenté.

4 Si, au cours de ses vérifications, l'organe de révision constate des violations de la loi, des règlements et directives, des statuts ou des conventions, il est tenu de le consigner dans son rapport.

5 En cas de non-respect du présent règlement par l'organe de révision, le département, par l'intermédiaire du SASH, peut refuser le rapport présenté et nommer un organe de révision ad hoc aux fins de procéder à une nouvelle révision des comptes, aux frais de l'établissement ou de l'entité concernés.

Art. 13 - Durée de fonction de l'organe de révision [ ... ]

1 Sous réserve des dispositions du droit fédéral, l'organe de révision est élu pour une durée de un à trois exercices comptables. Son mandat prend fin avec l'approbation des derniers comptes annuels. Il peut être reconduit dans ses fonctions, étant précisé que la personne chargée de la révision ne peut exercer son mandat plus de six ans de suite.

Art. 14 - Empêchement d'accomplir un mandat [ ... ]

1 En cas d'impossibilité d'accomplir son mandat ou lorsqu'il prend fin, l'organe de révision informe immédiatement le SASH.

2 En cas de démission, l'organe de révision en indique les motifs par écrit à l'organe suprême de l'établissement ou de l'entité ; il transmet une copie de ce courrier au SASH.

3 En cas de révocation de l'organe de révision par l'organe suprême de l'établissement ou de l'entité, ce dernier en indique les motifs par écrit audit organe et transmet une copie de ce courrier au SASH.

Art. 15 - Portée de l'analyse [ ... ]

1 Le département, par l'intermédiaire du SASH, peut mener une analyse approfondie de chaque établissement et entité. Cette analyse a pour objectif de contrôler le respect des directives, du cadre conventionnel et de la législation applicables, ainsi que de déterminer les conditions à respecter par les établissements et les entités.

2 A cet effet, les établissements et entités ont l'obligation de produire toutes les pièces utiles à l'appréciation juridique, économique, comptable et financière de leur situation en application de la LPFES [A] , de la LVPC[B] et de la LAPRAMS [C] .

Art. 16 - Contrôle et surveillance [ ... ]

1 Le SASH est habilité à procéder au sein des établissements et des entités à la vérification des données comptables, financières et statistiques.

2 A cet effet, toute activité ou prestation de soins et socio-hôtelière, y compris sous-traitée, couverte par la LPFES [A] , financée directement ou indirectement par les assurances sociales ou les régimes sociaux, et délivrée par un établissement ou une entité, peut faire également l'objet d'une analyse approfondie dans les limites du présent règlement.

Art. 17 - Mise en oeuvre [ ... ]

1 Le SASH peut émettre des directives de mise en œuvre ; il est habilité à recourir à des appuis extérieurs.

Art. 18 - Comptabilité analytique

1 Conformément à l'article 15 de l'ordonnance sur le calcul des coûts et le classement des prestations par les hôpitaux et les établissements médico-sociaux dans l'assurance maladie (OCP) du 3 juillet 2002 [F] , les établissements et les entités fournissent au SASH leur statistique des prestations et leur comptabilité analytique.

Art. 19 - Sanctions

1 En cas de non-respect du présent règlement, et notamment de l'échéance prévue à l'article 8, le département peut exiger la restitution de tout ou partie de la participation financière accordée à un établissement sanitaire d'intérêt public, conformément à l'article 32f de la LPFES [A] .

Art. 20 - Applicabilité du règlement [ 2 ]

1 Le présent règlement est applicable dès l'exercice comptable qui commence le 1er janvier 2008.

2 Le règlement du 18 décembre 2003 fixant les normes relatives à la comptabilité, au contrôle des comptes et à l'analyse des établissements médico-sociaux et des divisions pour malades chroniques des hôpitaux et des centres de traitement et de réadaptation reconnus d'intérêt public est applicable à l'exercice 2007.

3 Pour les établissements psycho-sociaux médicalisés (EPSM) et les PPS, le présent règlement est applicable dès l'exercice comptable qui commence le 1er janvier 2018.

Art. 21 - Abrogation

1 Le règlement du 18 décembre 2003 fixant les normes relatives à la comptabilité, au contrôle des comptes et à l'analyse des établissements médico-sociaux et des divisions pour malades chroniques des hôpitaux et des centres de traitement et de réadaptation reconnus d'intérêt public est abrogé.

Art. 22 - Entrée en vigueur

1 Le département est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er juillet 2008.