I servizi e le persone seguenti trattano i dati del dossier personale, per quanto sia necessario all’adempimento dei loro compiti:
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I datori di lavoro possono anche trattare dati del personale particolarmente meritevoli di protezione (compresi i dati sanitari), nella misura in cui ciò sia necessario per l'adempimento dei compiti previsti dalla legge. L'art. 20 OPDPers consente pertanto il trattamento dei dati rilevanti per la valutazione del personale, lo sviluppo, il mantenimento, la formazione continua e l'elaborazione delle retribuzioni. La decisione di documentare determinate informazioni (p. es. sulla situazione sanitaria, sul rendimento o sul potenziale) non è obbligatoria in linê di principio, poiché le pertinenti disposizioni che prevedono il 'può' non prevedono un tale obbligo di documentazione.
“58 ff.). Hingegen stellt ein Personaldossier regelmässig eine Dokumentation eines bestimmten Arbeitsverhältnisses - zumeist ab Vertragsschluss - dar. Es beinhaltet die wesentlichen Unterlagen, welche Grundlage für die Beurteilung des Arbeitnehmers und dessen berufliche (Weiter-)Entwicklung bilden, gegebenenfalls auch Abwesenheiten - beispielsweise aufgrund von Krankheit - dokumentieren oder dessen Verhalten und allenfalls ergriffene Massnahmen festhalten, etc. (vgl. Barbara Meyer, Fragen und Antworten rund ums Personaldossier, in: Treuhand-Kammer [Hrsg.], Der Schweizer Treuhänder, Nr. 5/15, S. 351; in diesem Sinne auch Art. 19 Abs. 1 der Verordnung über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals vom 22. November 2017 [BPDV, SR 172.220.111.4]). In diesem Sinne hält auch Art. 27 Abs. 1 BPG fest, dass der Arbeitgeber Daten seiner Angestellten zur Erfüllung der gemäss Gesetz festgelegten Aufgaben in physischer und elektronischer Form zu bearbeiten hat (Art. 27 Abs. 1 Bst. a-f BPG und Art. 20 BPDV). Ebenso wird ihm die Kompetenz erteilt, die zur Erfüllung seiner Aufgaben nach Art. 1 notwendigen Daten seines Personals, einschliesslich besonders schützenswerten Daten, zu bearbeiten (Art. 27 Abs. 2 Bst. a-e BPG und Art. 20 BPDV). Mit dieser Bestimmung wird - wenn auch nicht ausdrücklich - im Grundsatz die Pflicht des Arbeitgebers festgehalten, die Daten seiner Angestellten zugunsten der Personalentwicklung, der Personalerhaltung und Weiterbildung, der Förderung und Qualifikationen von Mitarbeitenden, der Lohn- und Gehaltsabrechnung etc. zu dokumentieren (Art. 27 Abs. 1 BPG). Aufgrund der "kann"-Vorschriften von Art. 27 Abs. 2 BPG und Art. 19 BPDV erfolgt indessen die Dokumentierung betreffend Person, gesundheitliche Situation, Angaben zu Leistung und Potential etc. nicht verpflichtend (analog zur zivilrechtlichen Regelung von Art. 328b des Schweizerischen Obligationenrechts vom 30. März 1911 [OR, SR 220]; vgl. Meyer, a.a.O., S. 352).”