Ordinanza sull’elaborazione di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del DFAE

(Ordinanza Web DFAE)

del 5 novembre 2014 (Stato 1° gennaio 2024)

Il Consiglio federale svizzero,

visti l’articolo 57h ^terdella legge del 21 marzo 1997¹sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA);

visto l’articolo 27 capoverso 2 lettera c della legge del 24 marzo 2000²sul personale federale (LPers),³

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Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

1. La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) (Web DFAE).
2. L’Intranet del DFAE (Intranet DFAE) è una piattaforma informativa protetta accessibile a una cerchia limitata di persone autorizzate.
3. L’Extranet del DFAE (Extranet DFAE) è un’estensione dell’Intranet alla quale hanno accesso le persone autorizzate ad accedere all’Intranet e una cerchia esterna limitata di persone tramite password.

Art. 2 Scopo del trattamento dei dati nel Web DFAE

Il trattamento di dati personali nel Web DFAE serve alla formazione di reti e alla collaborazione con partner interni ed esterni in seno a tali reti nel quadro delle attività del DFAE.

Art. 3 Gestione

Il Web DFAE è gestito dalla Segretaria generale del DFAE (SG DFAE).

Sezione 2: Dati e trattamento dei dati

Art. 4 Persone

Nel Web DFAE sono trattati i dati delle seguenti persone:

1. gli impiegati del DFAE;
2. altri impiegati dell’Amministrazione federale;
3. i terzi legati da un rapporto contrattuale al DFAE o ad altre unità dell’Amministrazione federale che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale (terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale);
4. i terzi ai quali il responsabile dell’applicazione ha attribuito i diritti d’accesso all’Extranet DFAE (terzi con accesso all’Extranet DFAE).

Art. 5 Genere, origine e modificabilità dei dati personali

1. Nel Web DFAE sono trattati i dati delle persone di cui all’articolo 4 elencati nell’allegato.
2. Nell’allegato sono elencati i dati ripresi automaticamente nel Web DFAE dai servizi di elenchi secondo l’articolo 8 dell’ordinanza del 6 dicembre 2013⁴sui servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall’UFIT, i dati che possono essere rilevati dagli interessati e i dati che sono attribuiti automaticamente dal Web DFAE.
3. I dati dei servizi di elenchi gestiti dall’UFIT sono aggiornati quotidianamente e non possono essere modificati nel Web DFAE.

Art. 6 Diritti d’accesso individuali

1. Le seguenti persone hanno accesso all’Intranet DFAE:
   1. gli impiegati del DFAE;
   2. altri impiegati dell’Amministrazione federale;
   3. i terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale;
2. Le seguenti persone hanno accesso all’Extranet DFAE:
   1. le persone di cui al capoverso 1;
   2. i terzi con accesso all’Extranet DFAE.

Art. 7 Attribuzione dei diritti d’accesso

1. Il responsabile dell’applicazione attribuisce diritti d’accesso individuali agli utenti del Web DFAE.
2. Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per esercitare i diritti d’accesso sono ancora adempiute.
3. I diritti d’accesso possono essere limitati.

Art. 8 Trattamento dei dati

1. Le persone di cui all’articolo 6 possono prendere visione di tutti i dati del Web DFAE nell’ambito dei loro diritti d’accesso (diritto di lettura).
2. Il numero personale non è visibile.
3. Ogni persona può trattare in qualsiasi momento i propri dati che ha immesso nel Web DFAE.
4. L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel Web DFAE, sempreché ciò sia necessario all’adempimento dei suoi compiti.
5. I diritti di trattamento sono esercitati mediante la procedura di richiamo.

Art. 9 Gestione del sistema

1. L’amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni del Web DFAE.
2. Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore del sistema e gli utenti. Egli è impiegato presso il DFAE.

Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza delle informazioni

Art. 10 Diritto d’accesso e diritto di rettifica

1. Ogni persona può chiedere alla SG DFAE per scritto e comprovando la propria identità informazioni sui propri dati inseriti nel Web DFAE e la rettifica di dati inesatti che sono stati attribuiti automaticamente dal Web DFAE.
2. Le informazioni sono fornite per scritto a titolo gratuito.

Art. 11 Obblighi di diligenza

1. La SG DFAE provvede affinché i dati personali inseriti nel Web DFAE siano trattati conformemente alle prescrizioni.
2. Si assicura inoltre che i dati personali inseriti nel Web DFAE siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 12 Sicurezza dei dati

1. La sicurezza dei dati e la sicurezza delle informazioni sono disciplinate:⁵
   1. ⁶ dall’ordinanza del 31 agosto 2022⁷sulla protezione dei dati;
   2. ⁸ dall’ordinanza dell’8 novembre 2023⁹sulla sicurezza delle informazioni.¹⁰
2. La SG DFAE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 13 Verbalizzazione

1. Gli accessi al Web DFAE e le modifiche nel Web DFAE sono costantemente verbalizzati.
2. I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.¹¹

Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati

Art. 14

1. I dati degli impiegati il cui rapporto di lavoro con il DFAE si è concluso sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.
2. I dati di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e sono legati al DFAE da un rapporto contrattuale sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.
3. I dati degli altri impiegati dell’Amministrazione federale, di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e che sono legati da un rapporto contrattuale ad altre unità dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso all’Extranet DFAE sono distrutti al più tardi 180 giorni dopo l’ultimo accesso.
4. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 15

La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2014.

(art. 5 cpv. 1 e 2)

Origine ed estensione dei dati

LegendaA Servizi di elenchi UFIT (ripresa automatica) B Attribuzione automatica da parte del Web DFAE C Inserimento manuale dei propri dati (facoltativo) D Inserimento manuale dei propri dati (obbligatorio)

A. Intranet DFAE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale

Dati	Origine
Cognome	A
Nome	A
Appellativo	A
Foto	C
Numero personale (non visibile)	A
Sigla	A
Numero ufficio	A
Dipartimento	A
Unità organizzativa 1	A
Unità organizzativa 2	C
Unità amministrativa	A
Funzione 1	A
Funzione 2	C
Telefono 1	A
Telefono 2	C
Cellulare professionale	C
Cellulare privato	C
Indirizzo e-mail	A
Fax	A
Indirizzo	A
Luogo di lavoro	A
Paese	A
Grado di occupazione	C
Orari di lavoro	C
Competenze	C
Superiore gerarchico (cognome, nome)	A
Supplente (cognome, nome)	C
Attitudini (esperienza professionale)	C
Appartenenza a un gruppo	B
Lingua di corrispondenza	A
Conoscenze linguistiche	C

B. Extranet DFAE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale

Dati	Origine
Cognome	C
Nome	C
Appellativo	C
Foto	C
Dipartimento	C
Unità organizzativa	C
Unità amministrativa	C
Funzione	C
Telefono	C
Cellulare professionale	C
Cellulare privato	C
Indirizzo e-mail	C
Fax	C
Indirizzo	C
Luogo di lavoro	C
Paese	C
Orari di lavoro	C
Superiore gerarchico (cognome, nome)	C
Supplente (cognome, nome)	C
Attitudini (esperienza professionale)	C
Appartenenza a un gruppo	B
Lingua di corrispondenza	C
Conoscenze linguistiche	C

C. Extranet DFAE: origine ed estensione dei dati di terzi con accesso all’Extranet DFAE

Dati	Origine
Cognome	D
Nome	D
Appellativo	D
Foto	C
Indirizzo	D
Località	D
Paese	D
Homepage	C
Funzione	C
Telefono	D
Numeri di cellulare	C
Indirizzo e-mail	D
Fax	C
Azienda (operante per …)	D
Persona di riferimento al DFAE (cognome, nome)	D
Supplente (cognome, nome)	C
Orari di lavoro	C
Competenze	C
Appartenenza a un gruppo	B
Lingua di corrispondenza	D
Conoscenze linguistiche	C

Footnotes

1. RS 172.010 ↩

2. RS 172.220.1 ↩

3. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 26 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568). ↩

4. RS 172.010.59 ↩

5. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 11 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735). ↩

6. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 26 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568). ↩

7. RS 235.11 ↩

8. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 11 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735). ↩

9. RS 128.1 ↩

10. Nuovo testo giusta l’all. n. 8 dell’O del 24 feb. 2021, in vigore dal 1° apr. 2021 (RU 2021 132). ↩

11. Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 26 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568). ↩