Commenti: Art. 3

I collaboratori del SIC che assegnano i documenti originali a un sistema d’informazione di cui all’articolo 1 capoverso 1 verificano prima dell’archiviazione se:
1. sussistono indizi sufficienti di un nesso con i compiti secondo l’articolo 6 LAIn;
2. i limiti posti al trattamento dei dati dall’articolo 5 capoverso 5 LAIn sono rispettati; e
3. le informazioni contenute nei documenti originali sono esatte e rilevanti sulla base della qualità della fonte e della modalità di trasmissione.
Se vi sono dubbi, verificano il contenuto del documento originale in questione.
Se la verifica ha esito negativo, i collaboratori distruggono il documento originale oppure lo rinviano al mittente se proviene da un’autorità d’esecuzione cantonale.
Se un documento originale contiene informazioni su più persone, lo valutano nel suo insieme.
Se è indubbio, sulla base della definizione annuale delle priorità degli ambiti tematici trattati dal SIC, che un documento originale deve essere archiviato in IASA SIC, il collaboratore lo assegna direttamente a tale sistema d’informazione.
Nel caso dell’archiviazione di dati in INDEX SIC nelle sezioni di cui all’articolo 29 lettere b e c, la verifica secondo il capoverso 1 è eseguita dal collaboratore competente dell’autorità d’esecuzione cantonale.
Il SIC può rendere possibile, con l’ausilio del riconoscimento ottico dei caratteri (tecnica OCR), la ricerca di dati nei sistemi d’informazione e di memorizzazione.
Distrugge i supporti di informazioni che sono archiviati in forma digitale e come documento originale.