L’institut traite, sous forme papier et dans un ou plusieurs systèmes d’information, les données relatives au personnel dont il a besoin pour exécuter les tâches qui lui sont assignées par la présente loi, notamment pour:
déterminer les effectifs nécessaires;
recruter du personnel afin de garantir les effectifs nécessaires;
gérer les salaires et les rémunérations, établir les dossiers du personnel et gérer les communications adressées aux assurances sociales;
promouvoir des mesures de développement et de fidélisation des employés;
maintenir et augmenter le niveau de qualification des employés;
assurer une planification, un pilotage et un contrôle au moyen d’analyses de données, de comparaisons, de rapports et de plans de mesures.
Il peut traiter les données suivantes relatives au personnel qui sont nécessaires à l’exécution des tâches mentionnées à l’al. 1, y compris les données sensibles:
données relatives à la personne;
données relatives à l’état de santé en rapport avec la capacité de travail;
données relatives aux prestations, au potentiel et au développement personnel et professionnel;
données requises dans le cadre de la collaboration à la mise en œuvre du droit des assurances sociales;
actes de procédure et décisions des autorités ayant trait au travail.
Il est responsable de la protection et de la sécurité des données.
Il peut transmettre des données à des tiers s’il existe une base légale ou si la personne à laquelle les données se rapportent y a consenti par écrit.
Il édicte des dispositions d’exécution concernant:
l’architecture, l’organisation et l’exploitation des systèmes d’information;
le traitement des données, notamment leur collecte, leur conservation, leur archivage et leur destruction;
les autorisations de traitement des données;
les catégories de données visées à l’al. 2;
la protection et la sécurité des données.
Il peut prévoir la communication en ligne de données non sensibles à des tiers. Il édicte les dispositions d’exécution.
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