Les autorités, organisations et personnes habilitées à utiliser le numéro AVS de manière systématique ne peuvent l’utiliser que si elles ont pris les mesures techniques et organisationnelles suivantes:
- limiter l’accès aux banques de données qui contiennent le numéro AVS aux personnes qui ont besoin de ce numéro pour accomplir leurs tâches et restreindre en conséquence les droits de lecture et d’écriture dans les banques de données électroniques contenant ce numéro;
- désigner une personne responsable de l’utilisation systématique du numéro AVS;
- veiller à ce que les personnes autorisées à accéder aux données soient informées, dans le cadre de formations et de perfectionnements, que le numéro AVS ne peut être utilisé qu’en rapport avec leurs tâches et ne peut être communiqué que conformément aux prescriptions légales;
- garantir la sécurité de l’information et la protection des données en fonction des risques encourus et conformément à l’état de la technique; veiller en particulier à ce que les fichiers de données qui comprennent le numéro AVS et qui transitent par un réseau public soient cryptés conformément à l’état de la technique;
- définir la manière de procéder en cas d’accès non autorisé aux banques de données ou d’utilisation abusive de celles-ci.